Hier: Prozedere bei Baumaßnahmen der Gemeinde Nottuln > 100.000 Euro bzw. 500.000 Euro in KG 300 und 400
Beschlussvorschlag:
Beschlussvorschlag der UBG-Fraktion:
Siehe Antrag in Anlage 1
Beschlussvorschlag der Verwaltung:
1. Die Verwaltung wird beauftragt, bei Baumaßnahmen immer dann qualifizierte Raumbücher zu erstellen, wenn die Baumaßnahme tatsächlich dazu bestimmt ist, ein Gebäude zu erweitern, zu verkleinern oder wesentlich zu verändern. Die Summe der Kosten in den KG 300 und 400 bleibt dabei unbeachtet. Maßnahmen zur reinen Gebäudeunterhaltung, Gebäudeerhaltung oder Gebäudesanierung sowie Maßnahmen aus dem Bereich der TGA erfordern grundsätzlich nicht die Erstellung qualifizierter Raumbücher.
2. Die Verwaltung stellt dem Ausschuss für Planen und Bauen so früh wie möglich projektbezogen alle vorliegenden Informationen zur Verfügung, die für die Kostenermittlung am Bau von Bedeutung sind. Welche Bauprojekte in welchem Umfang der politischen Beratung bedürfen, entscheidet die Verwaltung auf Grundlage der jeweils gültigen Zuständigkeitsordnung für den Rat und seine Ausschüsse.
3. Über die Hinzuziehung einer externen Projektsteuerung sowie über eine Kostendeckelung entscheidet der Rat auf Empfehlung des Ausschusses für Planen und Bauen projektbezogen und auf der Grundlage der Informationen im Sinne des Beschlussvorschlags 2.
4. Der Ausschuss für Planen und Bauen und der Rat nehmen zur Kenntnis, dass eine etwaige Kostendeckelung ein Mindestmaß an Grundlagenermittlung über ein Bauprojekt benötigt. Die Genauigkeit der Kostenermittlung variiert je nach Planungs- bzw. Leistungsphase stark. Ob und in welcher Höhe eine Kostendeckelung festgesetzt wird, ist deswegen so früh wie sinnvoll möglich zu beschließen.
Sachverhalt:
Der
Gemeinde Nottuln ist am 01.06.2021 ein Antrag der UBG-Fraktion zugegangen, der
am 30.07.2021 in veränderter Form erneut eingereicht wurde. Die UBG begehrt
dabei, wie dem überarbeiteten Antrag in Anlage 1 zu entnehmen ist.
Zu Beschlussvorschlag 1:
Die
Erstellung von Raumbüchern und die Ermittlung des umbauten Raums ist ohnehin
fester Bestandteil der Grundlagenarbeit und Kostenermittlung bei der Neuplanung
von Gebäuden. Ob insbesondere die Erstellung von Raumbüchern und die Abstimmung
dieser Raumbücher mit den Nutzern pauschal bei Baumaßnahmen gefordert werden
sollte, die Kosten > 100.000 Euro verursachen, bleibt zweifelhaft. Etwa bei
einer Dachsanierung, die regelmäßig hohe Kosten verursacht, oder bei Erneuerung
von Anlagen der TGA etc., scheint die Erstellung von Raumbüchern nicht
weiterführend. Gleiches gilt auch für die Ermittlung des umbauten Raums, wenn
dieser sich durch die Baumaßnahme nicht ändert.
Die
Verwaltung regt daher ausdrücklich an, den Beschlussvorschlag 1 ausschließlich
auf den Bereich Neubau anzuwenden.
Zu Beschlussvorschlag 2:
Die
Kostenermittlung in Bauprojekten ist in der DIN 276 geregelt und wird im
Wesentlichen in einen Kostenrahmen, eine Kostenschätzung, eine Kostenberechnung
und die Kostenfeststellung untergliedert. Je weiter die Planung bzw. der Bau
vorangeschritten sind, desto präziser können auch die Kosten ermittelt bzw.
angegeben werden. Die Ermittlung der voraussichtlichen Gesamtkosten kann dabei
sinnvoll nur zu einem frühen Zeitpunkt in der Projektplanung erfolgen. Zu diesem
frühen Zeitpunkt der Projektplanung ist die Planungstiefe allerdings noch
vergleichsweise gering. Es liegt also in der Natur der Sache, dass die
Genauigkeit der Kostenermittlung je nach Planungs- bzw. Leistungsphase stark
variiert.
Beschlussvorschlag
2 ist verwaltungsseitig grundsätzlich umsetzbar, verursacht aber weitere
Kosten, wenn ein externer Projektsteuerer beauftragt werden soll.
Zu Beschlussvorschlag 3:
Wie
gewohnt stellt die Verwaltung Baumaßnahmen im zuständigen Ausschuss vor. Die
Budgetierung von Baumaßnahmen ist zusätzlich ein wesentlicher Baustein in der
jährlichen Haushaltsaufstellung. Es wird deswegen darauf hingewiesen, dass der
Beschlussvorschlag streng genommen dazu verpflichtet, bereits vor der
Budgetierung von Baumaßnahmen im Haushalt in den im Antrag genannten Fällen,
ein externes Projektmanagement zu beauftragen. Verwaltungsseitig wird die
Auffassung vertreten, dass das nicht immer sinnvoll sein kann. Auch bleibt noch
offen, auf welche Ebene der Kostenermittlung sich die im Antrag genannten
Summen von 100.000 Euro und 500.000 Euro beziehen. Wollte man hier eine
vergleichsweise hohe Genauigkeit erzielen, müsste die Planung bereits relativ
weit fortgeschritten sein. Das wäre sicher nicht der richtige Zeitpunkt, für
die erste politische Beteiligung. Wenn Beschlussvorschlag 3 also eine
frühzeitige politische Einbindung begehrt, dann kann die Kostenermittlung zum
jeweiligen Projekt noch nicht allzu genau sein. Verwaltungsseitig wird die
Auffassung vertreten, dass nur die frühzeitige Besprechung von Kosten dabei
hilft, die in der Begründung zum Antrag genannten Probleme zu lösen. Maßgeblich
ist dann aber die Erkenntnis, dass zu diesem Zeitpunkt die voraussichtlichen
Gesamtkosten in KG 300 und 400 noch nicht detailliert bepreist werden können.
Zu Beschlussvorschlägen 4 und 6:
Die
Zuständigkeit des Rats für den Beschluss über umfangreiche Baumaßnahmen steht
außer Frage. Beschlussvorschlag 4 zwingt dann allerdings dazu, jedes
Bauvorhaben, das in KG 300 und 400 Kosten von mehr als 100.000 Euro verursacht,
nach Durchführung der Aufträge unter den Beschlussvorschlägen 1-3, einzeln
politisch zu beraten. Die Verwaltungspraxis zeigt, dass Maßnahmen an Gebäuden
vergleichsweise schnell eine hohe Kostenbelastung hervorrufen, deswegen aber
nicht immer auch in ihrer Budgetierung die politische Beratung erfordern. Hier
ist insbesondere an Maßnahmen der reinen Gebäudeunterhaltung, Instandsetzung
oder der TGA zu denken. Verwaltungsseitig besteht ein großes Interesse daran,
derlei Maßnahmen von dem bisher diskutierten Vorgehen auszunehmen.
Die
Deckelung von Baukosten zu Beginn eines Projekts ist ein probates Mittel zur
Baukostenbegrenzung und natürlich möglich. Auch hier ist aber entscheidend, zu
welchem Zeitpunkt der Planung und in der Folge auf Grundlage welcher
Planungstiefe die Kostendeckelung beschlossen werden soll. Werden die Kosten zu
früh gedeckelt, steigt die Wahrscheinlichkeit für die Notwendigkeit der
Nachjustierung. Werden sie zu spät gedeckelt, ist die Planung ggf. schon
vergleichsweise weit vorangeschritten und Änderungen mit dem Ziel der
Baukostensenkung sind schwerer umzusetzen. Insbesondere auch Sanierungen, bei
deren Umsetzung häufig erst im Bauprozess erkennbar wird, dass zusätzliche
Maßnahmen notwendig werden, die wiederum zusätzliche Kosten verursachen, sind
nur schwer sinnvoll über eine Kostendeckelung zu steuern. Zusätzlich sei der
Hinweis gestattet, dass im Zeitpunkt einer Deckelung über projektbezogene
Fördermittelanträge wahrscheinlich noch nicht entschieden sein wird. In solchen
Fällen bedarf es entsprechender Regelungen, ob und inwieweit Fördermittel in
Abzug gebracht werden dürfen usw. Auch eine zügige Entscheidung über eine
Auftragserteilung, die die Kostendeckelung überschreiten würde, fiele so in die
Zuständigkeit des Rats, was unproblematisch ist. Zu bedenken ist aber, dass der
Sitzungsturnus im Einzelfall zu langen Wartezeiten in den Vergabeverfahren
führen kann, was im Zweifel wiederum die Baukosten erhöht.
Schließlich sei noch darauf hingewiesen, dass sich die Planungsdauer für Bauprojekte unter Beachtung der im Antrag vorgeschlagenen Vorgehensweise insgesamt voraussichtlich verlängern wird, während parallel die Baukosten steigen. Der Einsatz eines Projektsteuerers erhöht diese Kosten zusätzlich. Inwieweit diese Umstände und Kosten in ein angemessenes Verhältnis gesetzt werden können, ist nach Auffassung der Verwaltung im Einzelfall zu entscheiden.
Finanzielle Auswirkungen:
Kosten
für externes Projektmanagement in unbekannter Höhe
Anlagen:
Anlage 1 Antrag der UBG-Fraktion vom 30.07.2021