Beschlussvorschlag:

1.    Der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zur Übernahme und Betreuung des Archivgutes der Städte und Gemeinden Ascheberg, Billerbeck, Havixbeck, Lüdinghausen, Nordkirchen, Nottuln, Olfen, Rosendahl und Senden durch den Kreis Coesfeld und die Bildung eines interkommunalen Kreiszentralarchivs wird zugestimmt.

2.    Die Verwaltung wird beauftragt, gemeinsam mit den anderen Vereinbarungspartnern die Genehmigung der Vereinbarung bei der Bezirksregierung einzuholen.

3.    Der Abschluss der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung erfolgt unter dem Vorbehalt, dass die beteiligten Vereinbarungsparteien den vorgenannten Beschluss fassen.

4.    Unwesentliche bzw. redaktionelle Änderungen/Anpassungen der Vereinbarung, die sich im Beschluss- oder Genehmigungsverfahren ergeben, bedürfen keiner erneuten Beratung und Beschlussfassung.

5.    Kreisangehörige Städte und Gemeinden, die erst zu einem späteren Zeitpunkt einen Bedarf nach einer gemeinsamen Aufgabenwahrnehmung erklären, können jederzeit auf einfachen Antrag sowie unter Einhaltung der formalen Erfordernisse (Beschlussfassung durch den Rat) dieser öffentlich-rechtlichen Vereinbarung beitreten.

Sachverhalt:

I. Sachdarstellung

Die Städte und Gemeinden im Kreis Coesfeld, und zwar Ascheberg, Billerbeck, Havixbeck, Lüdinghausen, Nottuln, Nordkirchen, Olfen, Rosendahl und Senden sowie der Kreis Coesfeld haben gemeinsam die Idee entwickelt, ein interkommunales Kreiszentralarchiv zu errichten. Hierzu soll dem Kreis Coesfeld die pflichtige Aufgabe der vorgenannten Städte und Gemeinden nach dem Gesetz über die kommunale Gemeinschaftsarbeit (GkG) übertragen werden.

Zwischenzeitlich hat es Abstimmungsgespräche mit den beteiligten Kommunen gegeben.
Die im Entwurf beigefügte öffentlich-rechtliche Vereinbarung wurde miteinander abgestimmt.

Konsens war, dass die beteiligten Städte und Gemeinden ihre Archivalien in einem einheitlichen Zustand dem Kreiszentralarchiv übergeben sollen. Die Stadt Billerbeck hat bereits einen externen Dienstleister mit einer Bestandsaufnahme beauftragt. Die Angebotsunterlagen der Stadt Billerbeck wurden allen sich beteiligenden Kommunen zur Verfügung gestellt. So strebt die Gemeinde Rosendahl die Beauftragung desselben Dienstleisters an. In Betracht käme auch, dass nach Abschluss der ÖRV der Kreis Coesfeld einen Rahmenvertrag mit dem Dienstleister abschließt und die beteiligten Kommunen innerhalb des Rahmenvertrages entsprechende Beauftragungen vornehmen können.

Wie bereits in der vorgenannten Sitzungsvorlage dargestellt, ist für die Übernahme und Betreuung des Archivgutes der in der ÖRV genannten teilnehmenden Städte und Gemeinden ein Zielbild, drei Fachkräfte mit archivarischer Qualifikation in Vollzeit sowie zwei Fachkräfte des mittleren Dienstes in Vollzeit zu beschäftigen, formuliert.

Für die Betreuung im Zusammenhang mit der Vorbereitung und Durchführung der Aufgabenübernahme und der Aufgabenwahrnehmung durch den Kreis konnte ein Diplomarchivar, Herr Marius Schemmann, gewonnen und im September 2023 eingestellt werden.

Ferner versieht eine Diplombibliothekarin, Frau Yvonne Sundermann, für das Aufgabenfeld einer Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste-Archiv (FAMI) ihren Dienst im Kreisarchiv. Sie soll perspektivisch und sukzessive im kommunalen Bereich des Kreiszentralarchivs tätig werden.

Ferner wird der Landschaftsverband Westfalen-Lippe für den Kreis Coesfeld eine/n Diplomarchivar/in ab dem 01.09.2024 ausbilden in der Erwartung, dass diese/r anschließend nach dem dreijährigen Studium den Dienst im Kreiszentralarchiv aufnehmen wird.

Für die Betreuung des Kreisarchivgutes ist eine bereits vorhandene Fachkraft mit archivarischer Qualifikation zuständig.

Eine Landesförderung als Projekt einer interkommunalen Zusammenarbeit kommt nach Auskunft der Bezirksregierung Münster leider nicht in Betracht.

Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe ist einer Förderung der materiellen Einrichtung eines Kreiszentralarchivs mit bspw. Regalanlagen o.Ä. gegenüber grundsätzlich aufgeschlossen und könnte sich eine solche bis zu einer max. Höhe von 50.000 Euro vorstellen. Ein Förderverfahren kann sich verständlicherweise erst nach Auswahl eines Standortes anschließen.

Finanzielle Auswirkungen:

Die öffentlich-rechtliche Vereinbarung sieht eine Kostenerstattung nach einem Einwohnerschlüssel für die Personal-, Gemein-, Sach- und Raumkosten nach den Absätzen 2-6 der ÖRV vor.

Nicht umlagefähige Kosten, die dem Kreis im bisherigen Umfang vor dem Abschluss der ÖRV angefallen sind, werden von diesem wie bisher getragen (bspw. Personalkosten A11, 1 VZÄ nebst Aufwendungen im Bezugsjahr HH 2021) und fließen nicht in die Erstattungsberechnung ein.

Zunächst fallen folgende erstattungsfähige Kosten wie folgt an:

• ca. 70 % Kosten A10 anteilig nach Schätzung bis zur ersten Anlieferung und Übernahme der Aufgabe (30.800 Euro p.a. zzgl. 20 % Gemeinkosten)
• ca. 10 % Kosten EG 7 anteilig nach Schätzung bis zur ersten Anlieferung und Übernahme der Aufgabe (5.300 Euro p.a. zzgl. 20 % Gemeinkosten)
• Kosten Ausbildung LWL i.H. der Ausbildungsvergütung zzgl. Nebenkosten (2024: rd. 9.127 Euro, 2025: rd. 27.381 Euro, 2026: rd. 27.381 Euro, 2027: rd. 18.254 Euro)

Raumbezogen Kosten können erst nach Abschluss einer Standortsuche und Herrichtung/Errichtung der Räumlichkeiten für ein Kreiszentralarchiv beziffert werden.

Nach derzeitigen Erkenntnissen ist die Kostenerstattung durch die teilnehmenden Kommunen nicht umsatzsteuerpflichtig.

Anlagen:

Öffentlich-rechtliche Vereinbarung zur Übernahme und Betreuung des Archivgutes der Städte und Gemeinden Ascheberg, Billerbeck, Havixbeck, Lüdinghausen, Nordkirchen, Nottuln, Olfen, Rosendahl und Senden durch den Kreis Coesfeld und die Bildung eines interkommunalen Kreiszentralarchivs (Entwurf)