Beschlussvorschlag:
1.
Der
Ausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zustimmend zur Kenntnis.
2.
Für
die Gemeinde Nottuln wird der Neuaufbau des Internetangebotes basierend auf den
Modulen TYPO 3 und O.S.I.R.I.S. ins Auge gefasst.
3.
Hierfür
werden im Haushaltsplan 2012 Mittel in Höhe von 20.000 € bereitgestellt
und zunächst mit einem Sperrvermerk versehen.
4.
Im
Stellenplan wird vorsorglich eine Teilzeitstelle (50%) zur redaktionellen
Betreuung vorgesehen.
5.
Die
Verwaltung nimmt anhand des Anforderungsprofils eine Kostenabfrage bei den der
Gemeinde bekannten Anbietern vor.
6.
Anschließend
wird über das weitere Vorgehen in den Gremien entschieden.
Sachverhalt:
Das Internetangebot der Gemeinde Nottuln
unter www.nottuln.de wurde im Jahr
1996 aufgebaut und zu Beginn des Jahres 1997 online freigeschaltet. Das Design orientierte sich damals
hinsichtlich der Farbvorgaben am Wappen der Gemeinde Nottuln und den Farben des
verwendeten Logos.
Aus der in den ersten Jahren ursprünglich
entwickelten Selbstdarstellung der Gemeinde Nottuln im Internet wurde im Lauf
der Jahre ein umfangreiches Informationsportal entwickelt. Dabei wird bis heute
mit der in den klassischen microsoft-windows-office-Paketen
implementierten Programmeinheit frontpage gearbeitet. Dieses
Programmmodul frontpage wird seit
zwei Jahren jedoch nicht mehr weiterentwickelt und ist nur bedingt
barrierefrei. Weitere spezielle Software zur Webprogrammierung usw. wurde
seit 1997 nicht angeschafft.
Das Internetangebot der Gemeinde Nottuln
umfasst aktuell zu Beginn des Jahres 2012 über 500 MB Daten, die auf einem
Server bei der citeq gehostet
werden. Die 2.300 Einzeldateien mit rund 300
Inhaltseiten mit unterschiedlichen Themen werden seit Beginn im Jahre 1997 redaktionell von Herrn Wermert betreut.
·
Nicht berücksichtigt ist bei den
Zahlen das implizierte Modul
des Ratsinformationssystems der Gemeinde Nottuln.
·
Der
komplette touristische Bereich wird in kommunaler Gemeinschaftsarbeit von der
Baumberge-Touristik (www.baumberge-touristik.de)
betrieben. Hier liefert ein externer Dienstleister das technische Know-how, die
Redaktion
findet in Nottuln statt.
Die personellen Anforderungen bei der
Gemeinde Nottuln werden von der EDV-Abteilung und der Redaktion abgedeckt. Die
technischen Voraussetzungen stellt die citeq.
Bereits seit Jahren ist eine Umstellung auf ein Redaktionssystem in der
Planung. Vorarbeiten wurden schon in Angriff genommen, die jedoch aufgrund der
äußerst knappen personellen Ressourcen nicht weiter entwickelt werden konnten.
Die Kosten bei der citeq sahen für das Jahr 2011 folgendermaßen aus:
1. Namensreservierung 18,00 €
2. Betrieb des Servers 400,00 €
3. Serverzertifikat 300,00 €
4. Internet-Datenbanken 196,00 €
5. Webspace 791,40
€
6. O.S.I.R.I.S. Datenbank 196,00 €
7. O.S.I.R.I.S. Betrieb 399,84 €
ca.
2.300 €
Durch eine Umstellung des Systems auf ein
modernes Redaktionssystem entstehen außer den o.g. Kosten keine weiteren Kosten
für das Hosting.
Ausblick:
Der Umstieg auf ein modernes Redaktionssystem ist dringend erforderlich. An das
Internetangebot werden immer umfangreichere Anforderungen gestellt. Vor allem
der weitere Ausbau des virtuellen Rathauses nimmt stark an Bedeutung zu. Der
Bürger erwartet von den Kommunen und Kreisverwaltungen, dass sie ihre
Dienstleistungen den Bürgern verstärkt auch auf elektronischem Weg (über das
Internet) anbieten und einfach nutzbar machen.
Auch das Design
der homepage, welches unter den
genannten Gesichtspunkten entwickelt wurde, könnte eine „Auffrischung“
erfahren.
Virtuelles Rathaus: E-Government soll dem Bürger
Verwaltungsdienstleistungen durch moderne Informations- und
Kommunikationstechnik (IKT) auf elektronischem Wege einfacher zugänglich
machen. Ermöglicht wird dieses Vorhaben auf kommunaler Ebene durch das so genannte
Virtuelle Rathaus. Im Virtuellen Rathaus bietet die Verwaltung den Bürgern über
elektronische Medien die Möglichkeit, jederzeit und überall ihre Informations-,
Kommunikations- und Transaktionsdienstleistungen in Anspruch zu nehmen.
Dazu reichen die aktuellen
softwaretechnischen Voraussetzungen der Gemeinde Nottuln nicht aus. Die
personellen und finanziellen Ressourcen zur Einführung Virtueller Rathäuser
sind äußerst begrenzt. Mit diesem Problem steht die Gemeinde Nottuln nicht
allein da. Seit dem Jahr 2000 gab es hinsichtlich der Weiterentwicklung
verschiedene Initiativen. Die aktuellste und in unserer Region am weitesten
verbreitete Lösung wird im Folgenden dargestellt:
Typo3
„Content Management“ – was ist das?
Ein Content Management System (CMS)
ist eine Software, die hilft, umfangreiche websites
zu erstellen und zu verwalten. Dabei wird der Inhalt der Seiten vom Layout
getrennt. Um Inhalte zu pflegen, werden keine HTML-Programmierkenntnisse
benötigt. Ein weiterer Vorteil von CMS-Systemen ist die dezentrale Pflege von
Web-Seiten; sie kann von unterschiedlichen Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen
übernommen werden.
Die Daten für das virtuelle Rathaus
werden mit Hilfe des Content Management Systems (CMS) Typo3 erstellt und gepflegt. TYPO3 ist ein kostenlos erhältliches
Open Source CMS.
Es sind durchaus verschiedenartige
Umsetzungen des virtuellen Rathauses denkbar, die sich dann insbesondere durch
eine andere Benutzerverwaltung und durch andere Sichten und Aufgaben für die
Redakteure unterscheiden. Die Eingabemasken und Eingabe-Assistenten (wizards) besitzen jedoch
Allgemeingültigkeit und können auf jedes Anwendungsszenario übertragen werden.
Der Pflegebereich des CMS Typo3 wird als backend bezeichnet. In diesem Bereich
arbeitet die Redaktion bzw. die Administration, um Daten und Anliegen zu
erfassen und zu pflegen.
O.S.I.R.I.S.
ist die Abkürzung für:
Open Source basiertes
integriertes regionales Informationssystem
für Virtuelle Rathäuser
Auf Basis eines Hersteller-unabhängigen
Anforderungskatalogs wurde ein Prototyp für ein Virtuelles Rathaus entwickelt. Im Rahmen einer
Entwicklungspartnerschaft hat die Citeq zusammen mit dem Kreis Warendorf unter
Begleitung der Universität Münster, Fachbereich Wirtschaftsinformatik (zwölf
Studentinnen und Studenten der Wirtschaftsinformatik in Münster unter der
Leitung von Prof. Dr. Jörg Becker) im Jahr 2004 das Virtuelle Rathaus O.S.I.R.I.S. als Typo3-Extension zur
strukturierten Darstellung der Dienstleistungen einer Kommune ins Leben
gerufen. Bis heute ist die Weiterentwicklung und - für einige Partner - der
Betrieb sichergestellt. Die Software baut auf dem Open-Source basierten
Content-Management-System TYPO3 (s.o.) auf und ist genau wie TYPO3 ebenfalls
frei verfügbar. Im Sinne des Open Source Gedankens steht O.S.I.R.I.S. somit
zusammen mit einer umfassenden Anwendungs- und Entwicklungsdokumentation allen
Kommunalverwaltungen, Rechenzentren und anderen Interessierten frei zur
Verfügung.
In Deutschland und der Schweiz nutzen etwa 100 Kommunen das virtuelle
Rathaus O.S.I.R.I.S. Im Münsterland sind dies u.a. die Kreise Warendorf und
Coesfeld, die Städte und Gemeinden Münster, Warendorf, Beckum, Hamm, Ahaus,
Coesfeld, Dülmen.
Die citeq führt regelmäßig Umfragen bei den
Anwendern durch, welche Funktionserweiterungen gewünscht werden und welche mit
Unterstützung der Anwendergemeinschaft finanziert werden können. Ab März 2012
ist eine umfangreiche Weiterentwicklung von O.S.I.R.I.S. vorgesehen, da größere
Anpassungsarbeiten an der aktuellen Softwareversion anstehen. Im April 2012
endet der Support für die letzte Typo3-Version, unter der O.S.I.R.I.S. in der
aktuellen Fassung noch lauffähig ist.
Weitere Merkmale:
·
O.S.I.R.I.S.
ist mandantenfähig. Das erlaubt eine organisatorische Integration von
verbundenen Verwaltungen und Gemeinden in einem System.
·
O.S.I.R.I.S.
erfüllt die BITV-Richtlinien für barrierefreie kommunale Internetseiten.
·
Das
Layout von O.S.I.R.I.S. ist individuell anpassbar. Das Aussehen der
Internetseiten jeder Gemeinde bleibt somit dabei individuell.
·
Um
O.S.I.R.I.S. zu betreiben, muss keine neue Internetseite gestaltet oder
entwickelt werden.
·
O.S.I.R.I.S.
bietet für die gesamte Verwaltung eine einheitliche Präsentation. Insgesamt
stellt O.S.I.R.I.S. mehrere hundert Dienstleistungen bereit, die von jeder
Verwaltung individuell anpassbar sind. Durch die ständige Verfügbarkeit aller
wichtigen Informationen, die aktualisiert und benutzerfreundlich im WWW
verfügbar sind, erhöht sich für den Bürger die Qualität von Dienstleistungen
der Kommunalverwaltung.
·
Der
Funktionsumfang der Erweiterung ist riesig. Das System ist schon komplett
aufgebaut, für Nottuln müssen noch die Daten für Gemeinde eintragen und
eventuell Formulare und Bilder eingestellt werden.
·
O.S.I.R.I.S.
ermöglicht es, Dienstleistungen auf allgemeinen Musteranliegen basieren zu
lassen, die von mehreren Kommunen gemeinsam gepflegt werden. Dabei können
mehrere Verwaltungen auf gemeinsame Musteranliegen zugreifen. Diese
Dienstleistungen sind dann in ihrem Inhalt, der von einer zuständigen
Verwaltung gepflegt wird, für alle Beteiligten gleich. Die Kommunen können die
Daten lediglich in einigen speziellen Feldern um kommunenspezifische Angaben
ergänzen. Jedem Musteranliegen ordnet die citeq eine für die Pflege zuständige
Kommune und ein bis zwei andere Kommunen als Kontrollinstanzen zu. Alle von
einer Verwaltung zu pflegenden Musteranliegen liegen dabei im Ordner „Betreute
Musteranliegen“. Hier können die vereinbarten zentral verfügbaren Informationsinhalte
und Zuordnungen gepflegt werden.
·
Sobald
ein Musteranliegen von der für die Pflege zuständigen Kommune geändert,
gespeichert und sichtbar geschaltet wird, müssen diese Änderungen von den
Kontrollinstanzen in den anderen Verwaltungen bestätigt werden. Dazu wird
automatisch eine E-Mail mit dem Betreff „Änderung an Musteranliegen: Name des
Musteranliegens“ an die zuständigen Kontrollinstanzen versandt, damit diese
zeitnah benachrichtigt werden. Solange die Änderungen nicht bestätigt sind,
werden sie in der Übersicht der betreuten Musteranliegen mit (ZUR KONTROLLE)
gekennzeichnet. Bis die Inhalte letztendlich freigegeben werden zeigen alle
Dienstleistungen, die auf diesem Musteranliegen beruhen, weiter die alten
Inhalte an.
·
In
Verbindung mit TYPO3 (O.S.I.R.I.S. läuft nur zusammen mit diesem Content
Management System) ist O.S.I.R.I.S. für die anstehende neue Realisation der
Webpräsenz der Gemeinde im Internet ideal.
Die Aufgabenlast in öffentlichen Verwaltungen
steigt, Einnahmen bzw. die für die Aufgabenbewältigung zur Verfügung stehenden
Mittel sinken jedoch zumeist. Öffentliche Verwaltungen stehen daher auch vor
der Aufgabe, mit geringen finanziellen Ressourcen hochwertige E-Government- und
Virtuelle Rathauslösungen anzubieten. Open Source Software stellt hier eine
gangbare Alternative zu proprietärer Software dar. O.S.I.R.I.S. ist ein frei
und kostenlos verfügbares System, welches insbesondere im Hinblick auf die
Belange öffentlicher Kommunalverwaltungen entwickelt wurde. Kooperationsaspekte,
insbesondere bei der Pflege gemeinsam genutzter E-Government-Dienste
(Musteranliegen) spielen hier eine besondere Rolle. Der Praxiseinsatz in weiten
Teilen des Münsterlandes ist bereits über die citeq realisiert.
Die von der Universität entwickelte Software
inklusive technischer Dokumentation, Handbuch und Entwicklungsanleitung wurde
als Forschungstransferleistung an die citeq übergeben. Die citeq leistet
bereits für mehr als 15 Verwaltungen in den Kreisen Warendorf und Coesfeld das
Hosting und die technische Weiterentwicklung und stellt die Infrastruktur, um
auch weitere Verwaltungen anzubinden.
Das Konzept von O.S.I.R.I.S. ist
gründlich durchdacht. Mit der Software können sämtliche Dienstleistungen einer
Gemeinde per Internet den Bürgern zugänglich gemacht werden. Darüber hinaus
kann man auf einer Installation auch mehrere Gemeinden verwalten. So lassen
sich Synergien nutzen, zum Beispiel durch das Einstellen von Mustervorlagen,
die auch den anderen Gemeinden zugänglich gemacht werden können.
Die zurzeit externen Internetangebote wie
z.B.
·
Alte Amtmannei und
·
Bürgerzentrum Schulze Frenkings Hof
sollen in das neu zu entwickelnde Design
eingebunden werden. Des Weiteren sind
·
eine Branchenverzeichnisdatenbank (und/oder
andere Verzeichnisse),
·
ein e-mail-Newsletter-Service und ein
·
moderner
und benutzerfreundlicher Veranstaltungskalender
zu konzipieren und zu integrieren. Hier
bieten die bereits angeschlossenen Kommunen interessante Beispiele.
§
Zurzeit
verwendet die Gemeinde Nottuln im Virtuellen Rathaus selbst erstellte
Formulare. Der Anschluss an einen externen Formularserver mit Workflow, wie ihn
bereits viele Kommunen nutzen, ist kostspielig. Für Nottuln ist bislang das
abgewickelte Formularaufkommen noch sehr gering, aber ständig steigend. Sollte
die Tendenz sich weiter fortsetzen und im Zuge von e-government weitere Anforderungen hinzukommen, ist eine Einbindung
von externen Formularen notwendig.
§
Inwieweit
die Umstellung und die redaktionelle Betreuung durch die ohnehin knappen
personellen Ressourcen gewährleistet werden kann, wird sich zeigen. Es ist
davon auszugehen, dass insbesondere eine sinnvolle redaktionelle Betreuung
nicht von der derzeitigen Personalbesetzung gewährleistet werden kann.
§
Überschlägig
– vorbehaltlich einer präzisen Tätigkeitsbeschreibung – ist bei einer
angemessenen redaktionellen Betreuung von einer Teilzeitbeschäftigung im Umfang
einer halben Stelle auszugehen.
§
Die
hier skizzierte Neukonzeption der homepage
der Gemeinde Nottuln wird nach Auffassung der Verwaltung nur bei externer
Auftragsvergabe in einem angemessenen zeitlichen Rahmen und mit der
erforderlichen Kompetenz zu realisieren sein.
Anforderungsprofil
für die Kostenabfrage bei bekannten Anbietern:
Die geplanten Arbeiten unterteilen sich in
die Bereiche Design, CSS- und HTML-Programmierung, Suchmaschinenoptimierung
(SEO) und Contentübernahme bzw.
-einstellung in die neue Website, sowie optionale Bausteine..
1. Design: Für die
Gemeinde Nottuln ist ein Design zu entwickeln, dass die charakterisierenden
Merkmale wie z.B. lebenswert, jung, natürlich, suburbanes Leben in ländlicher
Umgebung ... auf eine frische und freundliche Art transportiert.
Zudem
soll Modernität kommuniziert werden, sowie eine klare Nutzerführung unter
Berücksichtigung von Barrierefreiheit, Ergonomie und usability berücksichtigt werden.
2. CSS- und
HTML-Programmierung Listen, Tabellen,
zusätzliche Kategorie-Portalseiten, TYPO3 Umsetzung (template-Einbindung), Suche, Kontakt, Kalender, sidemap ...). Die Einbindung von Google-Analytics und social media (Facebook, Twitter,
Google+1 ...) ist herzustellen.
3. Einpflegen der Inhalte Auf der Basis des aktuellen
Inhaltes von www.nottuln.de sind alle Inhalte in das neue System einzupflegen.
4. Suchmaschinenoptimierung Die Meta-Tags Kurzbeschreibungen
(description) und Keywords sind für jede Seite mit Texten von
Kurzbeschreibungen je Seite einzutragen.
5. Thematische Datenbanken Optional: Beispielsweise Branchenverzeichnis,
Einkaufsführer, Vereinsverzeichnis, o.ä.
6. Veranstaltungskalender Optionales Modul
7. e-mail-Newsletter-Service Optionales Modul
Nottuln, im Februar 2012
Verfasser: Christian Wermert
Anlage
1:
Zugriffstatistiken für www.nottuln.de – 2011 insgesamt:
|
Summary by Month |
||||||||||
|
Monat |
Tages-Durchschnitte |
Monatssummen |
||||||||
|
Hits |
Files |
Pages |
Visits |
Sites |
KBytes |
Visits |
Pages |
Files |
Hits |
|
|
11558 |
10029 |
6655 |
587 |
10032 |
9699588 |
18222 |
206331 |
310911 |
358313 |
|
|
13221 |
11352 |
5895 |
654 |
12763 |
13392564 |
19627 |
176860 |
340577 |
396641 |
|
|
14069 |
12309 |
7646 |
589 |
11856 |
11421648 |
18261 |
237037 |
381608 |
436149 |
|
|
15454 |
13733 |
8922 |
579 |
10797 |
12275153 |
17382 |
267665 |
412002 |
463621 |
|
|
12065 |
10268 |
5978 |
604 |
10768 |
9405294 |
18737 |
185334 |
318324 |
374029 |
|
|
13963 |
12082 |
7956 |
734 |
11242 |
10439999 |
22772 |
246638 |
374552 |
432865 |
|
|
13414 |
11496 |
7132 |
612 |
11101 |
9340208 |
18364 |
213986 |
344899 |
402428 |
|
|
27393 |
25404 |
21008 |
602 |
11156 |
12474454 |
18663 |
651274 |
787542 |
849196 |
|
|
24447 |
22742 |
19066 |
552 |
9572 |
11161052 |
16577 |
571984 |
682279 |
733419 |
|
|
35370 |
33429 |
29254 |
619 |
10928 |
15231101 |
19204 |
906874 |
1036314 |
1096471 |
|
|
24918 |
22861 |
18608 |
632 |
10345 |
11737971 |
17720 |
521048 |
640130 |
697714 |
|
|
12303 |
10154 |
5770 |
669 |
11844 |
9.736.157 |
20767 |
178894 |
314778 |
381396 |
|
|
Totals |
136.315.189 |
226.296 |
4.363.925 |
5.943.916 |
6.622.242 |
|||||
Finanzielle Auswirkungen:
Aus diesem Beschlussvorschlag resultieren
keine unmittelbaren finanziellen Auswirkungen; diese ergeben sich erst bei
einer weiterführenden Umsetzung.