Beschlussvorschlag:

Die Richtlinien über die Erhebung festgesetzter Entgelte und Betriebskostenpauschalen für die Alte Amtmannei und für das Bürgerzentrum Schulze-Frenkings-Hof vom 5.11.2002 werden, betreffend das Bürgerzentrum Schulze-Frenkings-Hof wie mit den Vereinen abgestimmt  (Anlage Nr. 1) geändert und zum 1.1.2010 in Kraft gesetzt.

Sachverhalt:

Zuletzt im Sommer 2006 hatte sich der Ausschuss für Familie, Soziales, Bildung und Freizeit eingehend u.a. mit den Richtlinien über die Erhebung festgesetzter Entgelte und Betriebskostenpauschalen für das Bürgerzentrum Schulze-Frenkings-Hof vom 5.11.2002 befasst.

Vorangegangen war das vom Rat der Gemeinde Nottuln zuvor beschlossene „Freiwillige Konsolidierungskonzept zur Vermeidung eines Haushaltssicherungskonzeptes der Gemeinde Nottuln“ u.a. mit der Forderung:

„Einengung der Befreiungstatbestände bei der Überlassung von gemeindlichen Räumen sowie Anhebung der Entgelte für die Nutzung der Gebäude Schulze-Frenkings-Hof und Alte Amtmannei an Wochenenden.“

 

In der damaligen Aussprache wurde angeregt zu untersuchen, wie insbesondere die gewerbliche Nutzung intensiviert und die laufenden Kosten,  z.B. für das Personal, gesenkt werden können.

 

Der Verfahrensstand stellt sich hierzu wie folgt dar:

 

 

1.             Öffentlichkeitsarbeit/Marketing

1.1             homepage

Die Homepage - www.schulze-frenking.de - ist umfangreich überarbeitet, aktiviert und in der Presse bekanntgemacht worden. Diese enthält für den Besucher zahlreiche nützliche Informationen. Es wird insbesondere auf die Bestuhlungspläne und die Buchungsübersicht hingewiesen.

 

1.2             Infoblatt

Der Flyer für das Bürgerzentrum (Anlage Nr. 2) ist ebenfalls überarbeitet und in das Internet eingestellt worden.

 

1.3              Kontaktpflege

Insbesondere den gewerblichen Nutzer der Vergangenheit wurde die wiederholte Nutzung angeboten und  nachgefragt, warum kein Anmietungsinteresse mehr besteht. In der Regel handelte es sich um einmalige Veranstaltungen (Betriebsfeste, Jubiläen). Außerdem wurde vorgebracht, dass aufgrund des gestiegenen Kostendrucks die Anfahrt zu lang/zu teuer ist.

Zu erwähnen sind hier außerdem langwierige Verhandlungsreihen mit zwei potentiellen, gewerblichen Nutzern. Die Angelegenheiten sind allerdings nicht zur Entscheidungsreife gelangt.

Für einen Cafebetrieb im Speicher waren die erhobenen baurechtlichen Anforderungen, insbesondere zum Brand-, Denkmal- und Lärmschutz (Außengastrononie) so kostenintensiv, dass ein wirtschaftlicher Betrieb einer solchen Einrichtung im Ortsteil Appelhülsen nach Einschätzung des Interessenten nicht darstellbar war.

Außerdem wurde einige Zeit mit einem in der Region bekannten Partyservice über eine Verpachtung verhandelt. Auch hier wurde seitens der Interessenten nach näherer Betrachtung der Rahmenbedingungen von der ursprünglichen Geschäftsidee Abstand genommen.

 

2.            Ausstattung

2.1            Personal

Aus organisatorischen Gründen wurde dem Hausmeister für das Bürgerzentrum ab dem 1.1.2009 auch die Betreuung der Alten Amtmannei (vorübergehend auch der Aschebergschen Kurie) übertragen. Auch die damit verbundenen Synergien werden zu deutlichen Kostensenkungen führen. Außerdem wurde der Gedanke des Hausmeisterpools aufgegriffen und eine Verzahnung der Hausmeisterstellen „Bürgerhäuser, Verwaltungsgebäude und Notunterkünfte“ hergestellt.

 

2.2             Sachausstattung, bauliche Unterhaltung

Die Sachausstattung des Bürgerzentrums wurde den Anforderungen entsprechend erneuert bzw. überarbeitet. Zu erwähnen sind hier insbesondere die getätigten Investitionen für Tische, Stühle, Gardinen, Küche und Präsentationsleinwand. Das sonstige Inventar und natürlich das Gebäude werden fortlaufend im Rahmen der zur Verfügung gestellten Haushaltsmittel unterhalten.

 

 

3.                   Vermietungsverfahren

Am 07.12.2006, 12.11.2007 und zuletzt am 04.05.1009 fanden auf Einladung des Bürgermeisters drei Gesprächstermine mit den in Appelhülsen ansässigen Vereinen statt, um gemeinsam ein Konzept zu entwickeln, welches das Bürgerzentrum mit seinen hervorragenden Möglichkeiten für die Bürgerschaft und die erfreulich große Anzahl an aktiven Vereinen mittelfristig erhält und sichert.

In diesen Gesprächen wurde jeweils die räumliche, organisatorische und finanzielle Situation des Bürgerzentrums erörtert. Ein wesentlicher Schwerpunkt war jeweils die zeitgemäße Entwicklung der nunmehr seit 1.1.2003 unverändert gültigen Entgeltstruktur. Es wurden folgende Übereinkünfte erzielt:

• Die Unterscheidung zwischen gewerblicher, privater und gemeinnütziger Nutzung soll beibehalten werden.
• Es soll zwischen Veranstaltungen unter der Woche (montags bis donnerstags) und denen am Wochenende (freitags bis sonntags) unterschieden werden. Angesichts der großen Nachfrage an Wochenenden und der eher geringen Nachfrage innerhalb der Woche sollen die Termine an den Wochenenden leicht teurer und die Termine unterhalb der Woche etwas günstiger gestaltet werden.
• Das Kaminzimmer des Haupthauses sollte an Wochenenden nur noch separat vermietet werden, wenn sich bis zu einem halben Jahr vor Veranstaltungstermin das Haupthaus nicht komplett vermieten lässt.
• Da eine Nutzung im Speicher in der Regel im jeweiligen anderen Geschoss nicht möglich ist, wenn das eine Geschoss vermietet ist, soll zukünftig eine Vermietung grundsätzlich nur noch komplett für das gesamte Speichergebäude erfolgen. Ausnahmen sind hier nur noch für Vereinsnutzungen unter der Woche vorgesehen.
• Erforderliche Rüstzeiten für Auf- oder Abbau am Tag vor oder nach den Veranstaltungen sind in Rechnung zu stellen. Ebenso soll verfahren werden, wenn Sonderreinigung, außerordentlicher Hausmeister-/Bauhofeinsatz,  etc. notwendig wird. Zur Absicherung sollte grundsätzlich eine Kaution erhoben werden.
• Es sollte geprüft werden, den Getränkebezug gegen einen Konzessionsvertrag nur exklusiv von einem einzigen Lieferanten abwickeln zu lassen. Von dieser Anregung wurde nach erfolgter Preisanfrage aufgrund der zu erwartenden Risiken dieser Monopolisierung, insbesondere für die Nutzer des Bürgerzentrums (Abwälzung der Konzession auf die Getränkepreise, erschwerte „Wertschöpfung“ für die Vereine, Einschränkung bei der Getränkeauswahl, Verwaltungsaufwand) und damit für die Nachfrage Abstand genommen.
• Da das derzeitige eher symbolische Entgelt für eine Vereinsnutzung häufig nicht einmal den Verwaltungsaufwand deckt, sollen dieses auf Mindestwerte von 10 € bzw. 20 € angehoben werden.
• Es wurde angeregt, innerhalb der Vereinsveranstaltungen nach Möglichkeit zu differenzieren zwischen solchen Veranstaltungen, die auf Ertragserzielung ausgerichtet sind, d.h. „Umsatz“ (Verkauf von Waren, Speisen oder Getränken, Eintritt, Spenden, Kostenumlagen, etc.) erzielen und solchen Veranstaltungen „ohne Umsatz“. Für Vereinsveranstaltungen „mit Umsatz“ soll das Entgelt auf den Betrag von 50 % der privaten Nutzer angehoben werden. Die Unterscheidung soll für rein vereinsinterne Veranstaltungen (Generalversammlungen, Vorstandssitzungen) nicht getroffen werden. Diese Entgelterhöhung wurde von den Vereinsvertretern als verträglich angesehen und wird voraussichtlich für die Gemeinde eine Einnahmeverbesserung in Höhe von insgesamt rd. 4.000 €/Jahr bewirken. Der Vollständigkeit halber wird darauf hingewiesen, dass eine solche Subventionierung der Vereine gegenüber den privaten Nutzern einen Betrag von rd. 14.500 €/Jahr ausmacht.
• Auf Basis der Nutzungen des Jahres 2007 wurde außerdem errechnet, dass bei unverändertem Nachfrageverhalten Mehreinnahmen von ca. 12.000 €/Jahr zu erwarten sind.

 

Unter der zuvor beschriebenen und abgestimmten Zielsetzung wurde die als Anlage Nr. 1 beigefügten Entgelttabelle erstellt und mit den Vereinen am 04.05.2009 abgestimmt.

Es wurde verabredet, diese so der Politik zur Beschlussfassung zu empfehlen. Hierbei herrschte auch Einigkeit darüber, die neue Entgeltordnung nach einem Jahr gemeinsam zu evaluieren und erforderlichenfalls nachzubessern.

 

Die Beschlussfassung des Ausschusses für Familie, Soziales, Bildung und Freizeit ergeht als Empfehlung an den Haupt- und Finanzausschuss, der gemäß § 1 Abs. 1 Nr. 2 der Zuständigkeitsordnung für die Ausschüsse des Rates der Gemeinde Nottuln vom 12.12.2006 über die Aufstellung von Grundsätzen über die Benutzung gemeindlicher Räume und Einrichtungsgegenstände für nicht gemeindliche Zwecke und grundsätzliche Fragen der Nutzung kommunaler Bürgerhäuser und Zentren entscheidet.

 

Mit einer Beschlussfassung vor der Sommerpause 2009 und einer „Vertragsvorlaufzeit“ von einem halben Jahr, könnten die neuen Entgelte ab dem 1.1.2010 in Kraft treten.

 

Finanzielle Auswirkungen:

Mehreinnahmen i.H.v. rd. 12.000 €/Jahr

Anlagen:

 

1. Entgelttabelle Bürgerzentrum Schulze-Frenkings-Hof
2. Flyer Bürgerzentrum Schulze-Frenkings-Hof