Beschlussvorschlag:
Die Betriebsleitung wird beauftragt, die Kooperation der Baubetriebshöfe, die Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung, das Personalkonzept sowie den Abschluss einer Kooperationsvereinbarung entsprechend der Sachverhaltsdarstellung umzusetzen.
Sachverhalt:
In der Sitzung des Betriebsausschusses am 27.02.2008, wurde durch die Betriebsleitung über die Gespräche mit den Vertretern der Gemeinde Havixbeck und die gemeinsamen Bestrebungen, eine Kooperation der Baubetriebshöfe zu forcieren, berichtet. In der Zwischenzeit konnten die Kooperationsbestrebungen weiter konkretisiert werden.
Da auch die Gemeinden Billerbeck und Rosendahl sehr an einer Kooperation der Baubetriebshöfe interessiert sind, wurde die zunächst isolierte Betrachtung einer Kooperation von Havixbeck und Nottuln aufgegeben, so dass nunmehr eine Kooperation aller vier Baumbergegemeinden angestrebt wird. Um die Kooperation voran zu bringen, wurde eine Kooperationsgruppe, bestehend aus den Leitern der Baubetriebshöfe und den jeweiligen Fachbereichsleitern eingerichtet, um in gemeinsamen Tagungen die Kooperation der Kooperationspartner zu intensivieren und gemeinsame Aufgabenfelder festzulegen.
In den bereits vier durchgeführten Arbeitssitzungen am 04.06., 18.06., 17.07. und 29.07.2008 wurden bereits mehrere Ansatzpunkte für gemeinsame Aufgabenfelder und den gegenseitigen Leistungsaustausch herausgearbeitet. Im Einzelnen handelt es sich dabei um einen gemeinsamen Maschinen- und Geräteeinsatz, eine gemeinsame Wahrnehmung der umfangreichen Kontrollpflichten, eine Zusammenarbeit in Notfallsituationen sowie um die Anschaffung einer Software für die Kosten- und Leistungsrechnung. Ergänzend dazu sollen die Kooperationsbestrebungen durch den Abschluss einer gemeinsamen Kooperationsvereinbarung der vier Baumbergegemeinden manifestiert werden.
Gemeinsamer Maschinen und Geräteeinsatz
Der Austausch von Maschinen und Gerätschaften wird sich hauptsächlich auf Spezialmaschinen fokussieren, da angesichts der jahreszeitlich bedingten Aufgaben für die Baubetriebshöfe die meisten Maschinen und Gerätschaften zeitgleich zum Einsatz kommen. Trotzdem bietet sich hier einiges Potential z.B. die Kehrmaschine in Havixbeck, die Minibagger in Rosendahl und Billerbeck oder der Gully-Cleaner in Nottuln.
Die derzeitigen Maschinen- und Geräteverzeichnisse werden im Einzelnen daraufhin überprüft, welche Spezialmaschinen und Gerätschaften tatsächlich vorhanden sind und für einen Austausch in Frage kommen. Zusätzlich wird zukünftig gemeinsam geprüft, ob sich die Kooperationspartner z.B. gemeinsame Spezialmaschinen anschaffen und nutzen. Als Beispiel kann hier die Anschaffung eines Hubsteigers für Baumkontrollen genannt werden.
Erste konkrete Maßnahmen wurden bereits umgesetzt. So wurde durch den Baubetriebshof Nottuln bereits der Gully-Cleaner nach Rosendahl und ein Hänger nach Billerbeck verliehen, um dort den Transport des Minibaggers zu ermöglichen. Auf der anderen Seite wurde durch den Baubetriebshof Nottuln die kleine Kehrmaschine für die Reinigung des Ortskerns im Anschluss an eine Großveranstaltung in Anspruch genommen. Die Nutzung eines Gerätes der Gemeinde Rosendahl zur Besandung der Sportplätze ist für 2009 vorgesehen.
In der Kooperationsgruppe wurde festgelegt, dass zunächst keine gegenseitigen Abrechnungen erfolgen sollen, sondern erst nach einem gewissen Zeitraum über mögliche Modalitäten erneut gesprochen wird. Ein Ausgleich über Leistungen wird angestrebt. In einem ersten Schritt soll der gegenseitige Austausch probeweise forciert werden, um festzustellen, welche Dinge praktikabel sind.
Durch die Gemeindewerke Nottuln wird auf der Basis der einzelnen Maschinen- und Gerätelisten eine Gesamtliste erstellt, so dass in Nottuln eine Datenbank für die Baubetriebshöfe zur Verfügung steht. Die Aktualisierung erfolgt durch die Gemeindewerke Nottuln auf Basis der Informationen aus den Gemeinden.
Gemeinsame Wahrnehmung von Kontrollpflichten
Es wird eine Kooperation in den Bereichen mit hohen Anforderungen an die Verkehrssicherungspflicht angestrebt. Wichtige Aufgabenfelder sind dabei Baumkontrollen, Straßenkontrollen und Spielplatzkontrollen. Als erste Maßnahme soll ein gemeinsames Konzept für Baumkontrollen umgesetzt werden. Dieses Themengebiet wird Gegenstand der nächsten Sitzung der Kooperationsgruppe in der Stadt Billerbeck sein.
Zusammenarbeit in Notfallsituationen
Sinnvoll ist ebenfalls eine Kooperation, d.h. eine gegenseitige Hilfeleistung in Notsituationen wie z.B. nach extremen Niederschlagsereignissen, Schneechaos oder Tornados. Es wurde bereits eine Verständigung dahingehend erzielt, dass auf der Ebene der Baubetriebshofleitungen Hilfe von den anderen Baubetriebshöfen angefordert werden kann.
Gemeinsame Software zur Umsetzung einer Kosten- und Leistungsrechnung
Auf zwei Arbeitstagungen der Kooperationsgruppe war die Einführung einer gemeinsamen Software für die Kosten- und Leistungsrechnung der Baubetriebshöfe Hauptgegenstand der Betrachtung. Zu diesem Zweck erfolgte in der Tagung am 18.06.2008 in Nottuln eine umfassende Präsentation von zwei Softwarelösungen, die sich die Gemeindewerke Nottuln bereits im Vorfeld als Inhouse-Schulung und vor Ort in Belm und Ibbenbüren haben präsentieren lassen. Alle vier Kooperationspartner haben sich einhellig dafür ausgesprochen, zukünftig eine Softwarelösung zu favorisieren, die durch die Gemeinde Everswinkel in Zusammenarbeit mit einem Ingenieurbüro entwickelt worden ist und dort seit mehreren Jahren zum Einsatz kommt. Diese Software ist sehr praxisbezogen, auf kleine kommunale Baubetriebshöfe zugeschnitten und erfüllt die Anforderungen an eine effiziente Kosten- und Leistungsrechnung. Ferner berücksichtigt diese Software die Vorgaben der KGST und die Anforderungen der Gemeindeprüfungsanstalt NRW.
Während bei den Gemeindewerken diese Software voraussichtlich noch im Wirtschaftsjahr 2008 angeschafft werden soll, um zum 01.01.2009 bereits in den Echt-Betrieb gehen zu können, ist in den Gemeinden Billerbeck und Rosendahl die Anschaffung für 2009 angepeilt. Die Gemeinde Havixbeck wartet mit der weiteren Entscheidungsfindung zunächst ab, bis dort die Finanzbuchhaltung auf NKF umgestellt ist, favorisiert aber ebenfalls diese Software. Bei Anschaffung der Software für mehrere Gemeinden kann eine Preisreduzierung erzielt werden. Erwähnenswert ist, dass durch die Zusammenarbeit mit der Gemeinde Everswinkel sogar eine kreisübergreifende Kooperation der Baubetriebshöfe erzielt wird.
Abschluss einer Kooperationsvereinbarung
Sämtliche Kooperationsaktivitäten sollen eingebettet werden in eine Kooperationsvereinbarung der vier Baumbergegemeinden. Zu diesem Zweck wurde den Kooperationspartnern im Juni 2008 der erste Entwurf einer Kooperationsvereinbarung der Gemeindewerke Nottuln zugeleitet. Dieser Entwurf war Gegenstand der Arbeitstagung am 29.07.2008 bei den Gemeindewerken. Im Ergebnis ist festzuhalten, dass der Kooperationsentwurf durch alle Beteiligten Kooperationspartner einvernehmlich gebilligt worden ist. Es ist vorgesehen, diesen Entwurf nach jeweils verwaltungsinterner Abstimmung, den politischen Gremien in den Gemeinden zur Beratung vorzulegen. Zielschiene ist es, die Vereinbarung im Herbst 2008 als Pilotprojekt zunächst mit einer Laufzeit bis 31.12.2009 abzuschließen. Im Herbst 2009 soll dann in Abhängigkeit der bis dahin erzielten Erfolge der Kooperation über eine Verlängerung der Laufzeit beraten und beschlossen werden.
Der Entwurf der Kooperationsvereinbarung ist als Anlage beigefügt.
Optimierung der Organisationsstruktur des Baubetriebshofes
Durch die interkommunale Zusammenarbeit der Baubetriebshöfe der Baumbergegemeinden entsteht ein erhöhter Koordinations- und Arbeitsaufwand, um die Kooperation „ins Rollen zu bringen“ wie z.B. durch den Aufbau und die Führung eines zentralen Maschinen- und Gerätekatasters. Zusätzlich ist es Ziel der Gemeindewerke, den Aufbau und den Einsatz einer Kosten- und Leistungsrechnung für den Baubetriebshof im Rahmen eines Kostencontrollings auf Basis der sich aus dem Haushaltskonsolidierungskonzept niederschlagenden Forderungen von Politik und Gemeindeprüfungsanstalt, kurzfristig umzusetzen. Auch dieser Bereich führt zu einem erhöhten Arbeitsaufwand.
Der gestiegene Aufgabenumfang bei den Gemeindewerken wird sowohl qualitativ als auch quantitativ mit den zur Verfügung stehenden Personalressourcen nicht zu bewerkstelligen sein. Aus diesem Grund wird in Abstimmung mit der Verwaltungsleitung ein Organisationskonzept vorgeschlagen, dass eine zusätzliche „halbe Stelle“ für den Zeitraum bis 31.12.2009 vorsieht.
Vor dem Hintergrund des freiwilligen Haushaltskonsolidierungskonzeptes stellt sich die Frage, inwieweit zusätzliche Personalressourcen gewonnen werden können, ohne dass daraus ein Anstieg der absoluten Kosten gegenüber der z.Zt. gegebenen Situation resultiert. Aus diesem Grund schlägt die Betriebsleitung vor, den zusätzlichen Personalbedarf von 19,5 Stunden der ab 01.07.2008 unbesetzten Stelle eines Mitarbeiters des Baubetriebshofes zuzuordnen. Diese Möglichkeit besteht, da es eine Unterscheidung zwischen Stellen für Arbeiter und Angestellte seit Einführung des TvöD im Jahr 2005 nicht mehr gibt.
Aus dem vorgeschlagenen Konzept resultieren für 2009 weder Erhöhungen des vom Gemeindehaushalt an den Baubetriebshof zu entrichtenden Personalkostenbudgets, noch eine Erhöhung der Personalstundensätze. Zu berücksichtigen ist auch, dass durch die Kooperation der Baubetriebshöfe und durch die Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung eine wesentliche Optimierung der Effizienz des Baubetriebshofes durch eine Bewertung der Leistungen und Einführung eines echten Kostencontrollings erreicht werden soll. Die zusätzliche Personalkapazität für ein Jahr bildet dabei nur einen Aspekt im Rahmen des Gesamtkonzeptes zur Optimierung unseres Dienstleistungsbetriebes Baubetriebshof.
Die Betriebsleitung schlägt vor, die Kooperation der Baumbergegemeinden weiter zu intensivieren, die als Anlage beigefügte Kooperationsvereinbarung in dieser Form möglichst noch im Herbst 2008 zum Abschluss zu bringen und dem o.a. Personalkonzept, befristet bis 31.12.2009 zuzustimmen.
Ausgehend von den unterschiedlichen Zeitpunkten einer Beratung in den Gemeinden der Kooperationspartner, wurde in der Kooperationsgruppe festgelegt, die Öffentlichkeit über die Fortschritte der Kooperation bereits im Vorfeld der Beratung in den politischen Gremien zu einem bestimmten Stichtag zu informieren.
Finanzielle Auswirkungen:
Software Kosten- und Leistungsrechnung ca. 7.300 €
Personalkonzept ca. 18.000 €
Kostensenkung durch Kooperation / Kosten- und Leistungsrechnung z.Zt. nicht zu beziffern
Anlagen:
- Entwurf Kooperationsvereinbarung
- Übersicht „Gesamtkonzept 2008/2009“ zur Fortschreibung