Beschlussvorschlag:
1. Der Rat der Gemeinde Nottuln stimmt dem Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zwischen den Gemeinden Havixbeck, Nordkirchen und Nottuln sowie der Stadt Lüdinghausen über die Wahrnehmung von Aufgaben der zentralen Vergabestelle zu.
2. Die Bürgermeisterin wird ermächtigt, die als Anlage im Entwurf beigefügte öffentlich-rechtliche Vereinbarung abzuschließen.
Sachverhalt:
Die Gemeinde Nottuln plant seit geraumer Zeit die Einrichtung einer
zentralen Vergabestelle. Hierzu wird im Stellenplan eine (unbesetzte)
Teilzeitstelle mit 30 h pro Woche geführt, die nach Entgeltgruppe 9c TVöD bewertet
ist.
Durch die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle wird gewährleistet,
dass die fachlichen Vorbereitungen (z.B. Erstellung des
Leistungsverzeichnisses) für die Vergaben organisatorisch von dem eigentlichen
Vergabegeschäft (Veröffentlichung der Ausschreibung/ Versand der Unterlagen/ Sammlung
der Angebote unter Verschluss/ Submission/ formale und rechnerische
Angebotsprüfung/ Erstellen Preisspiegel) getrennt werden. Damit stellt die
Vergabestelle einen Filter zwischen den ausschreibenden Fachbereichen und den
anbietenden Unternehmen dar und ist ein Instrument zur Korruptionsvorbeugung.
Im Vorfeld der Besetzung der Stelle wurde versucht interkommunale
Partner zur gemeinsamen Umsetzung zu finden. Eine interkommunale Kooperation
bietet den Vorteil, dass die Aufgabe effektiv und kostengünstig für alle
Beteiligten erfüllt werden kann. Das Vergabewesen unterlag in der jüngsten
Vergangenheit einer ständigen Rechtsfortbildung und beinhaltete viele
Neuerungen. Durch eine Kooperation werden Synergieeffekte erzielt, da gerade im
Bereich der Vergabestelle das permanente Bereithalten von Fachkenntnissen und
Spezialwissen einen großen Anteil des Stellenumfangs umfasst und diese
Kenntnisse für alle beteiligten Kommunen identisch sind. Durch die
interkommunale Kooperation müssen diese Kenntnisse nur an einer Stelle
vorgehalten werden. Außerdem können die durch die ständige Rechtsfortbildung
notwendigen Arbeiten für aufbauorganisatorische Änderungen (z.B. Anpassungen
bei der Dienstanweisung „Vergabe“, Anpassungen beim Vergabevermerk,
Formularanpassungen, Berücksichtigung zusätzlicher Anzeige und Meldeverfahren),
kostenmäßig unter den beteiligten Kommunen aufgeteilt werden. Zudem wächst
aufgrund der Zunahme der Fallzahlen die Rechtssicherheit in der täglichen
Anwendung.
Neben den zahlreichen Synergieeffekten kann auch ein enormer
wirtschaftlicher Vorteil erzielt werden. Bei einer eigenen Besetzung der
vakanten Stelle ist von Personalkosten in Höhe von ca. 82.000 EUR pro Jahr
(vgl. KGSt Bericht 9/2018 „Kosten eines Arbeitsplatzes 2018/2019)) auszugehen.
Auch bedeutet die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle eine enorme
Arbeitsentlastung für die Beschäftigten sowohl im Fachbereich Planen und Bauen
als auch im Fachbereich Sicherheit und Ordnung.
Umso erfreulicher ist es, dass mit der Stadt Lüdinghausen sowie den
Gemeinden Havixbeck und Nordkirchen nun eine Einigung über die zeitnahe
Einrichtung einer gemeinsamen zentralen Vergabestelle erzielt werden konnte.
Die Kommunen Lüdinghausen und Havixbeck arbeiten bereits seit 2011 zusammen, so
dass die Einbeziehung weiterer Partner organisatorisch komplikationslos
verlaufen sollte.
Die Stadt Lüdinghausen führt die Aufgaben der zentralen Vergabestelle
für die Gemeinden Havixbeck, Nordkirchen und Nottuln durch, allerdings bleiben
die Rechte und Pflichten als Träger der Aufgabe unberührt (mandatierende
Vereinbarung im Sinne von § 23 Abs. 1 zweite Alternative, Abs. 2 S. 2 GkG). Die
jeweiligen Kommunen bleiben Träger der Aufgabe.
Die öffentlich-rechtliche Vereinbarung soll zum 01.07.2019 wirksam
werden.
Finanzielle Auswirkungen:
Für die Gemeinde Nottuln können Kosten in Höhe von bis zu 20.000 EUR entstehen.
Anlagen:
Synopse zur „Öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zwischen der Gemeinde Havixbeck und der Stadt Lüdinghausen über die Wahrnehmung von Aufgaben der zentralen Vergabestelle“