Beschlussvorschlag:

1.       Der Rat der Gemeinde Nottuln stimmt dem Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zwischen den Gemeinden Havixbeck, Nordkirchen und Nottuln sowie der Stadt Lüdinghausen über die Wahrnehmung von Aufgaben der zentralen Vergabestelle zu.

2.       Die Bürgermeisterin wird ermächtigt, die als Anlage im Entwurf beigefügte öffentlich-rechtliche Vereinbarung abzuschließen.

Sachverhalt:

Die Gemeinde Nottuln plant seit geraumer Zeit die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle. Hierzu wird im Stellenplan eine (unbesetzte) Teilzeitstelle mit 30 h pro Woche geführt, die nach Entgeltgruppe 9c TVöD bewertet ist.

Durch die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle wird gewährleistet, dass die fachlichen Vorbereitungen (z.B. Erstellung des Leistungsverzeichnisses) für die Vergaben organisatorisch von dem eigentlichen Vergabegeschäft (Veröffentlichung der Ausschreibung/ Versand der Unterlagen/ Sammlung der Angebote unter Verschluss/ Submission/ formale und rechnerische Angebotsprüfung/ Erstellen Preisspiegel) getrennt werden. Damit stellt die Vergabestelle einen Filter zwischen den ausschreibenden Fachbereichen und den anbietenden Unternehmen dar und ist ein Instrument zur Korruptionsvorbeugung.

Im Vorfeld der Besetzung der Stelle wurde versucht interkommunale Partner zur gemeinsamen Umsetzung zu finden. Eine interkommunale Kooperation bietet den Vorteil, dass die Aufgabe effektiv und kostengünstig für alle Beteiligten erfüllt werden kann. Das Vergabewesen unterlag in der jüngsten Vergangenheit einer ständigen Rechtsfortbildung und beinhaltete viele Neuerungen. Durch eine Kooperation werden Synergieeffekte erzielt, da gerade im Bereich der Vergabestelle das permanente Bereithalten von Fachkenntnissen und Spezialwissen einen großen Anteil des Stellenumfangs umfasst und diese Kenntnisse für alle beteiligten Kommunen identisch sind. Durch die interkommunale Kooperation müssen diese Kenntnisse nur an einer Stelle vorgehalten werden. Außerdem können die durch die ständige Rechtsfortbildung notwendigen Arbeiten für aufbauorganisatorische Änderungen (z.B. Anpassungen bei der Dienstanweisung „Vergabe“, Anpassungen beim Vergabevermerk, Formularanpassungen, Berücksichtigung zusätzlicher Anzeige und Meldeverfahren), kostenmäßig unter den beteiligten Kommunen aufgeteilt werden. Zudem wächst aufgrund der Zunahme der Fallzahlen die Rechtssicherheit in der täglichen Anwendung.

Neben den zahlreichen Synergieeffekten kann auch ein enormer wirtschaftlicher Vorteil erzielt werden. Bei einer eigenen Besetzung der vakanten Stelle ist von Personalkosten in Höhe von ca. 82.000 EUR pro Jahr (vgl. KGSt Bericht 9/2018 „Kosten eines Arbeitsplatzes 2018/2019)) auszugehen. Auch bedeutet die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle eine enorme Arbeitsentlastung für die Beschäftigten sowohl im Fachbereich Planen und Bauen als auch im Fachbereich Sicherheit und Ordnung.

Umso erfreulicher ist es, dass mit der Stadt Lüdinghausen sowie den Gemeinden Havixbeck und Nordkirchen nun eine Einigung über die zeitnahe Einrichtung einer gemeinsamen zentralen Vergabestelle erzielt werden konnte. Die Kommunen Lüdinghausen und Havixbeck arbeiten bereits seit 2011 zusammen, so dass die Einbeziehung weiterer Partner organisatorisch komplikationslos verlaufen sollte.

Die Stadt Lüdinghausen führt die Aufgaben der zentralen Vergabestelle für die Gemeinden Havixbeck, Nordkirchen und Nottuln durch, allerdings bleiben die Rechte und Pflichten als Träger der Aufgabe unberührt (mandatierende Vereinbarung im Sinne von § 23 Abs. 1 zweite Alternative, Abs. 2 S. 2 GkG). Die jeweiligen Kommunen bleiben Träger der Aufgabe.

Die öffentlich-rechtliche Vereinbarung soll zum 01.07.2019 wirksam werden.

Finanzielle Auswirkungen:

Für die Gemeinde Nottuln können Kosten in Höhe von bis zu 20.000 EUR entstehen.

Anlagen:

Synopse zur „Öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zwischen der Gemeinde Havixbeck und der Stadt Lüdinghausen über die Wahrnehmung von Aufgaben der zentralen Vergabestelle“