Beschlussvorschlag:
Die digitale Ratsarbeit soll eingeführt werden. Hierfür werden im Haushaltsplan 2018 Finanzmittel in Höhe von 23.300 € konsumtiv sowie 8.200 € investiv bereitgestellt.
Sachverhalt:
Bereits seit einigen Jahren wird das Thema Einführung der digitalen Ratsarbeit für die Fachausschüsse sowie den Rat diskutiert. Nun erfolgte Ende 2017 eine erneute Teststellung der Software Mandatos. Im Rahmen eines Workshops Mitte Januar 2018 zeichnete sich ab, dass alle Ratsfraktionen die Umstellung der Papiervorlagen auf eine digitale Lösung wünschen. Um diese Sitzungsvorlage zu erstellen fand zudem ein Abstimmungsgespräch bzgl. der Rahmenbedingungen für die Einführung der digitalen Ratsarbeit statt. Folgende Dinge wurden abgestimmt:
· Einführung der digitalen Ratsarbeit mit der Software Mandatos (Zusatzmodul zu der bestehenden Softwarelösung Session für das Sitzungsmanagement).
· Der Umstieg auf die digitale Lösung soll erst mit der Version Mandatos 2 für Android-Geräte erfolgen, da das derzeitige Layout und die Performance (u.a. Laufzeiten) noch nicht überzeugt haben (voraussichtlich Herbst 2018; Abstimmung mit der Softwarefirma läuft).
· Die Lizenzen von Mandatos (für iPad-App, Android App sowie Windows 10 App) sind mit 8.200 € (investiv) im Haushalt zu veranschlagen. Für die Softwarepflege belaufen sich die Kosten auf rd. 2.000 € (konsumtiv), die jährlich eingeplant und aufgewandt werden müssen.
· Alle Ratsmitglieder (38) und sachkundigen Bürger/innen (12) sollen einen einmaligen Zuschuss in Höhe von 300 € erhalten, um sich ein geeignetes Endgerät für die digitale Ratsarbeit anschaffen zu können; 15.000 € (Hinweis: ohne Berücksichtigung des Betriebsausschusses).
·
Für die stellvertretenden sachkundigen
Bürger/innen soll je Fraktion 1 digitales Endgeräte von der Verwaltung
angeschafft werden und dann ggfs. für die Sitzung zur Verfügung gestellt
werden; 5 Fraktionen x 300 € = 1.500 € (Achtung: Die
Datensicherheit kann nicht gewährleistet werden. Die App verlangt nach jedem
Schließen der App zwar die erneute Angabe von Benutzername und Passwort für das
Ratsinformationssystem. So ist theoretisch sichergestellt, dass jede/r
Nutzer/in nur seine/ihre Informationen des jeweiligen Ausschusses einsehen
kann. Es sind jedoch alle lokalen Dokumente und alle lokalen Sitzungen
verfügbar, so dass z.B. fraktionsinterne Kommentare an dieser Stelle eingesehen
werden können, ohne dass eine Kennworteingabe erforderlich ist.)
Alternativ:
Für die 15 stellvertretenden sachkundigen Bürger/innen wird
auch jeweils ein Zuschuss von 300 € gewährt, somit 4.500 € (nicht in den Kosten
im Beschlussvorschlag und unter finanziellen Auswirkungen ausgewiesen).
· Bei der Umstellung auf die digitalen Ratsarbeit werden zudem 10 Tablets für die Verwaltung benötigt (Verwaltungsvorstand (2), Fachbereichsleitungen (5), Schriftführer/innen (3)); somit 3.000 €.
· Für die Vertretungen der Schulen und Kirchen müssen ggfs. ebenfalls entsprechende Endgeräte zur Verfügung gestellt werden (3 Schul- und 2 Kirchenvertretungen); 1.500 €.
· Auch der Teilhabebeauftragte ist zu berücksichtigen; 300 €.
· Nach einer Übergangsphase von 3 Monaten soll nach der Einführung der digitalen Ratsarbeit ganz auf die Erstellung der Sitzungsvorlagen in Papierform verzichtet werden.
Insgesamt wären für den Haushalt 2018 somit 8.200 € an investiven Mitteln für die Lizenzen bereitzustellen.
Jährlich sind rund 2.000 € für die Softwarepflege aufzubringen.
Insgesamt 21.300 € sind für die Bezuschussung bzw. Anschaffung von 71 Tablets/ digitalen Endgeräten im Ergebnisplan zu veranschlagen (konsumtive, da es sich um sog. geringwertige Wirtschaftsgüter (< 410 € netto) handelt).
Im Jahr 2013 wurde eine Erhebung in der Verwaltung durchgeführt, welche Kosten für die Vervielfältigung der Sitzungsunterlagen im Jahr 2012 entstanden sind. Die seinerzeit ermittelten Kosten für Papier, Kopien beliefen sich auf 2.899,78 € und die Personalkosten auf 5.964 €, somit insgesamt 8.863,78 €. Ohne Berücksichtigung von Kostensteigerungen würde sich die Anschaffung der digitalen Endgeräte bereits nach 2,4 amortisieren.
Finanzielle Auswirkungen:
1. Software
8.200 € Lizenzen, investiv, einmalig
2.000 € Softwarepflege, konsumtiv, jährlich
2. Endgeräte
15.000 € Ratsmitglieder, sachkundige Bürger/innen
1.500 € Ersatz für stellvertretende sachkundige Bürger/innen
1.800 € Vertretungen der Kirchen, Schulen, Teilhabebeirat
3.000 € Mitarbeiter/innen der Verwaltung
21.300 € konsumtiv, einmalig (Nutzungsdauer 3 Jahre)
Anlagen:
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