Beschlussvorschlag:

Die Fortschreibung der demografischen Entwicklung wird zur Kenntnis genommen.

Sachverhalt:

Erstmals zum Stichtag 31.10.2009 wurde für den Stellenplan 2010 eine Analyse der Altersstruktur der Gemeindeverwaltung Nottuln vorgenommen. Seitdem erfolgt eine jährliche Fortschreibung gleichzeitig mit den Stellenplanberatungen.

Für die Fortschreibung des Konzeptes ins Jahr 2016 wurde auch insbesondere ein Vergleich zum 1. Jahr des erstellen Konzeptes (2010) gezogen (s. Vorlage 192/2015).

Mit dieser Vorlage wird nun die achte Auswertung der demografischen Entwicklung der Belegschaft der Gemeindeverwaltung Nottuln vorlegt.

Wie in den Vorjahren sind die Geburtsjahrgänge der Mitarbeiter/innen den voraussichtlichen Renteneintrittsjahren zugeordnet worden. Auch erfolgt wieder eine Unterscheidung nach zwei großen Berufsgruppen:

1.    Nichttechnischer Verwaltungsdienst

d.h. alle klassischen Verwaltungsberufe sowie kaufmännische und betriebswirtschaftlichen Qualifikationen sowie die Sonstigen, wie z.B. Sozialpädagogen oder Jurist

2.    Technischer Verwaltungsdienst und handwerkliche Berufe

d.h. alle Techniker, Ingenieure, Handwerksberufe sowie die Hausmeister

Im Bereich der Verwaltung (nichttechnischer Verwaltungsdienst) hat sich die Altersstruktur kaum verändert. Das liegt u.a. daran, dass in dem Betrachtungszeitraum nur sechs Personen aus dem aktiven Dienst (Eintritt in den Ruhestand, Altersteilzeitvereinbarung) ausgeschieden sind. Von den sechs Stellen wurden fünf nachbesetzt (eine Stelle hatte einen sog. kw-Vermerk). Es wurden drei Personen die 30 Jahre oder jünger waren und eine Person die 40 oder jünger war eingestellt. Es wurde jeweils die Bewerberin bzw. der Bewerber eingestellt, die bzw. der das Anforderungsprofil am besten erfüllt hat (Nach dem Allgemeinen Gleichstellungsgesetzes darf d.h. kein/e Bewerber/in u.a. wegen des Alters benachteiligt werden. Dass dennoch „junge“ Kräfte gewonnen werden konnten, ist für im Sinne der Personalentwicklung erfreulich.)

In der Gruppe des nichttechnischen Verwaltungsdienstes sind weiterhin die Geburtsjahrgänge 1955 – 1968 sehr stark vertreten. Somit werden über den Zeitraum von 2020 – 2035 (16 Jahre) voraussichtlich 50 Personen in den Ruhestand gehen, dies sind pro Jahr im Durchschnitt 3,1 Personen bzw. 56% der Beschäftigtengruppe.

Eine qualifizierte Ausbildung ist in diesem Umfang bei der Gemeinde Nottuln nicht möglich, zumal in manchen Jahren bis zu 7 Personen gleichzeitig die Regelaltersgrenze erreichen werden. Deshalb wurden bereits mit dem Stellenplan 2010 die ersten Nachwuchskräftestellen/ Demografiestellen eingerichtet.

Profitiert haben von den neu eingerichteten Stellen im Jahr 2010 zunächst die befristet beschäftigten Mitarbeiter/innen, die in dauerhafte Arbeitsverhältnisse übernommen wurden. Zudem werden seitdem regelmäßig neue Nachwuchskräfte-/Demografiestellen eingerichtet, um insbesondere den eigenen Auszubildenden, die während ihrer Ausbildung überzeugt haben, auch ohne das Vorhandensein einer regulären Planstelle ein Arbeitsvertrag anbieten zu können. Somit wird bereits heute Vorsorge getroffen, für die absehbaren Personalfluktuationen ab dem Jahr 2020. Diese zusätzlichen Stellen werden alle mit einem sog. kw-Vermerk versehen, d.h. erfolgt die Beschäftigung zu einem späteren Zeitpunkt auf einer Planstelle, entfällt die Stelle ersatzlos.

Die Erfahrung der letzten Jahre zeigt, dass diese Nachwuchskräfte gut als Elternzeit- und Teilzeitvertretungen eingesetzt werden können und die eingerichteten Nachwuchskräftestellen nur zeitweise oder teilweise genutzt werden müssen. Insgesamt 13 solcher Demografiestellen wurden seit 2010 eingerichtet. Neun Stellen sind bereits wieder entfallen, da fünf ehemalige Auszubildende ein Beschäftigungsverhältnis bei einem anderen Arbeitgeber aufgenommen haben und vier Personen haben inzwischen eine reguläre Planstelle im Haus übernommen.

Zwei Personen sind derzeit auf einer Demografiestelle beschäftigt und zwei weitere Stelleninhaber vertreten derzeit andere Mitarbeiter, so dass deren Demografiestellen zwar belegt aber derzeit nicht benötigt werden (siehe Anlage „Nachweis bzgl. Besetzung der eingerichteten Demografiestellen“ zu der nichtöffentlichen Stellenplanberatungsvorlage 035/2017).

Im Jahr 2016 haben zwei dauerhaft beschäftigte Kollegen (1 Frau, 1 Mann) berufsbegleitend den Angestelltenlehrgang I begonnen, damit für sie künftig ein anderweitiger Einsatz in der Verwaltung als auf der bisherigen Stelle möglich wird. Dieses Instrument der Nachqualifizierung wurde gewählt, um den Bereich der klassischen Ausbildung zu unterstützen, da derzeit nur 1 Person pro Jahr im Verwaltungsbereich ausgebildet werden kann.

Für den Stellenplan 2017 sind zwei neue Nachwuchskräftestellen für den Demografieausgleich eingerichtet worden. Dem gegenüber ist eine Stelle gestrichen und eine weitere Stelle in den Organisationsbereich Ordnungswesen umgesiedelt worden.

Aus Sicht der Verwaltung sind diese Vorgehensweisen ein Erfolgsmodell, da so entstehender Personalbedarf (aufgrund von Familienphasen oder Arbeitgeberwechsel anderer Kolleginnen und Kollegen) mit qualifizierten und engagierten jungen Kolleginnen und Kollegen nachbesetzt werden kann.

Im Bereich der Technikerstellen sind hingegen in den vergangenen Jahren erhebliche Veränderungen eingetreten. Im Jahr 2010 sind 9 Personen in diesem Bereich beschäftigt gewesen, im Jahr 2017 sind es 13 Personen. Von den 9 Personen des Jahres 2010 sind derzeit nur noch 2 Personen bei der Gemeinde Nottuln beschäftigt. Es wurden seitdem vier neue Technikerstellen eingerichtet. Im Bereich des Gebäudemanagements wurde eine Verwaltungsstelle für den Bereich Energiemanagement in eine Technikerstelle umgewandelt und eine weitere Technikerstelle für die Betreuung der gemeindlichen Objekte neu eingerichtet. Ebenfalls eine personelle Aufstockung erfolgte im Bereich der Bauleitplanung, da der planerische Aufwand und die zu betreuenden Großprojekte (z.B. Klimaschutzkonzept, Ortkernentwicklung 2025) erheblich zugenommen haben. Für 2017 soll im Bereich des Gebäudemanagements eine neue Stelle für die Planung, Ausschreibung und Bauleitung von Hochbauprojekten (Schwerpunkt: Bestandsgebäude) sowie für die Strukturierung von Gebäudebestandsdaten, Organisation und Dokumentation wiederkehrender Prüfungen vor dem Hintergrund der Betreiberverantwortung eingerichtet werden.

Der Anteil der Personen, die 30 Jahre oder jünger sind ist in dem Betrachtungszeitraum von 9 auf 10 Personen angestiegen, der Anteil der Personen, die 40 Jahre oder jünger sind von 20 auf 24 Personen (Hinweis: Der Personenkreis verändert sich jährlich, da das Alterssegment immer in Abhängigkeit vom Betrachtungsjahr errechnet wird.)

Insgesamt ist die Nachbesetzung von Stellen mit qualifizierten Personal in den vergangenen Jahren immer schwieriger geworden. Insbesondere im technischen Bereich haben sich die Bewerberzahlen aufgrund der guten gesamtwirtschaftlichen Lage stark reduziert.

Finanzielle Auswirkungen:

Siehe Stellenplanvorlagen

Anlagen:

• Demografische Entwicklung der Belegschaft zum Stichtag 01.01.2017