Beschlussvorschlag:
Der HFA nimmt den Bericht zur Kenntnis.
Sachverhalt:
Am 6. Mai 2008 haben die Räte der Gemeinden Havixbeck und Nottuln in einer gemeinsamen Sitzung in Havixbeck beschlossen, dass zum 1. Januar 2009 das Finanzzentrum Baumberge seine Arbeit aufnehmen soll. Nach nunmehr 5 Jahren Echtbetrieb scheint die Zeit reif für ein Fazit. Dieses Fazit kann nur lauten: Es hat sich gelohnt!
Dass diese Aussage nach 5 Jahren getroffen werden kann, war nicht immer zu erwarten. Doch der Reihe nach:
Die Gemeinde Nottuln gehörte zu den Kommunen, die den vom Gesetzgeber vorgegebenen Startpunkt für die Umstellung der Haushaltswirtschaft von der Kameralistik auf die Doppik gewählt hat, nämlich den 1. Januar 2005. Seit nunmehr fast 10 Jahren arbeitet Nottuln also nach kaufmännischen Grundsätzen.
Die Gemeinde Havixbeck hatte eine andere Strategie fovorisiert und den letztmöglichen Umstellungstermin, nämlich den 1. Januar 2009 anvisiert.
Aufgrund der langjährigen guten nachbarschaftlichen Beziehungen hat die Gemeinde Nottuln den Havixbecker Kollegen Anfang 2007 den Vorschlag gemacht, die Nottulner Erfahrungen gemeinsam zu nutzen. Dieser Vorschlag führte zu intensiven Diskussionen bezüglich einer möglichen Zusammenarbeit, wobei beide Kommunen vom Mehrwert einer Kooperation überzeugt waren, dies aber nicht konkretisieren konnten. Daher erging noch im Jahr 2007 der Auftrag an die Gemeindeprüfungsanstalt NRW, eine Machbarkeitsstudie hinsichtlich eines gemeinsamen Finanzzentrums zu erstellen.
Diese Studie kam zu dem Ergebnis, dass es aus wirtschaftlicher Sicht sinnvoll erscheint, die Bereiche Buchhaltung, Zahlungsabwicklung und Vollstreckung in einer gemeinsamen Einheit zu erledigen, was dazu führte, dass die Räte aus Havixbeck und Nottuln nach eingehender Diskussion am 6. Mai 2008 die Gründung des Finanzzentrums Baumberge zum 1. Januar 2009 beschlossen haben.
Parallel dazu bewarben sich die beiden Gemeinden mit ihrer Idee des interkommunalen Finanzzentrums als Modellprojekt „Vernetzte Verwaltung“ beim Innenministerium des Landes NRW. Unter mehreren Bewerbern gehörte das Finanzzentrum zu insgesamt vier Projekten, die vom Land aufgrund ihres Innovationspotentials sowie ihrer Zukunftsfähigkeit eine finanzielle Unterstützung und eine wissenschaftliche Begleitung erhielten. Die landeseigene Einrichtung d-NRW und die Universität Potsdam begleiteten das Projekt in der Zeit von Ende 2007 bis Mitte 2010. Das Institut für Informationsmanagement Bremen erstellte die Abschlussdokumentation.
Standortfrage und Rechtsform, Personalgestellung, Aufgabenverteilung und Leitungsfunktionen waren weitere sensible „Fallstricke“, die aber gemeinsam gemeistert wurden. Als Standort wurde das Gebäude Domherrengasse in Nottuln und als Rechtsform in Abstimmung mit dem Innenministerium des Landes NRW die öffentlich-rechtliche Vereinbarung bestimmt.
Drei Kolleginnen aus Havixbeck und sieben Kolleginnen und Kollegen aus Nottuln (sechs Vollzeitkräfte und vier Teilzeitkräfte) haben dann pünktlich zum 1. Januar 2009 die „Pionierarbeit Finanzzentrum Baumberge“ begonnen.
Wie nicht anders zu erwarten, gab es jede Menge „Gesprächsbedarf“, da die beiden Kommunen, die bedauerlicherweise von unterschiedlichen Wirtschaftsprüfern begleitet wurden, auch unterschiedliche Auffassungen vom Tagesgeschäft hatten. Dies ist natürlich völlig normal, da sich in jeder der beiden Kommunen über Jahrzehnte eine eigene Verwaltungskultur ausgebildet hat. Auch innerhalb des Kollegiums knirschte es an der einen oder anderen Stelle, da sich auch (oder gerade) Finanzfachleute erst einmal finden müssen. Dies führte dazu, dass bis heute der eigens eingerichtete Lenkungskreis Finanzzentrum (bestehend aus Vertretern der beiden Kommunen unter Führung beider Kämmerer) insgesamt 21mal getagt und Problemstellungen gelöst und Kompromisse gefunden hat. Heute kam man sagen, dass die (normalen) Kinderkrankheiten des Finanzzentrums Baumberge aus der Welt sind und innerhalb des Kollegiums eine äußerst angenehme Atmosphäre herrscht. Auch fachlich haben sich die Blickwinkel auf Verbuchungspraktiken, Zahlungsabwicklungen und Jahresabschlussarbeiten harmonisiert. Das Finanzzentrum Baumberge arbeitet heute aus einem Guss!
Neben dem persönlichen und fachlichen Gleichklang hat mittlerweile auch die Technik einen Sprung gemacht. Zum 1. Januar 2013 wurde in beiden Kommunen das Dokumenten-Management-System (DMS) eingeführt. Seitdem werden die eingehenden Rechnungen eingescannt und wandern dann auf elektronischem Weg über den Sachbearbeiter, die Fachbereichsleitung und die Geschäftsbuchführung zur Zahlungsabwicklung. Dank des DMS wird der Material- und Personalaufwand reduziert und der Zugriff auf DMS-Belege über die Software Infoma jederzeit verfügbar gemacht. Zudem ermöglicht es einen schnellen Datenaustausch sowie die Kontrollmöglichkeit via Rechnungseingangsbuch.
Durch die Ausweitung des Technikeinsatzes, insbesondere aber durch Aufgabenkritik bei jedem Personalwechsel, ist es gelungen, den Personalbestand des Finanzzentrums sozialverträglich von 8,59 Stellen (1. Januar 2009) auf 7,51 Stellen (31. Dezember 2013) zu reduzieren. Mittlerweile arbeiten 5 Vollzeitkräfte und 4 Teilzeitkräfte im Finanzzentrum Baumberge.
Eine beeindruckende Zahl ist sicher die Menge der jährlichen Buchungen. Natürlich übernimmt hier die Technik den größten Part, aber trotzdem sind 1,03 Millionen Buchungen pro Jahr schon beachtenswert.
Sehr viel Zeit und Arbeit muss nach den gesetzlichen Anforderungen in die Inventuren investiert werden. In den letzten drei Jahren sind in Havixbeck und Nottuln insgesamt 51 Inventuren durchgeführt worden, zum Beispiel bei den Schulen, Feuerwehren, Liegenschaften, Kinderspielplätzen usw. Auch diese Aufgabe wird von den Kolleginnen und Kollegen des Finanzzentrums erledigt.
Eine ganz wichtige Funktion übernimmt das Finanzzentrum im Rahmen der Jahresabschlüsse der Gemeinden Havixbeck und Nottuln. Außer der Erstellung des Lageberichtes erfolgen alle Jahresabschlussarbeiten inklusive der Abstimmung mit den Wirtschaftsprüfern und der Gemeindeprüfungsanstalt sowie der Jahresabschlussprüfungen ausschließlich im Finanzzentrum. Dadurch werden alle anderen Kolleginnen und Kollegen in beiden Verwaltungen extrem entlastet.
Aufgrund der jetzt mehr als fünfjährigen Erfahrung und der Ausweitung der Technik auf das DMS wäre das Finanzzentrum Baumberge in der Lage, Buchführung und Zahlungsabwicklung auch für eine weitere Kommune zu übernehmen. Dies wird über unser Rechenzentrum und aktuell über den Beitrag in der Fachzeitschrift Kommune21 auch kommuniziert. Konkrete Nachfragen hat es einige gegeben, zu einer tatsächlichen Zusammenarbeit ist es aber noch nicht gekommen. Was in dem hochsensiblen Bereich Finanzen auch nicht verwunderlich ist. Aber beide Kommunen, Havixbeck wie Nottuln, werden weiterhin positiv über die Zusammenarbeit berichten und wir sind sicher, dass es mittelfristig gelingen wird, einen Partner zu gewinnen. Denn wie sagen wir immer: Gemeinsam geht es besser!
Finanzielle Auswirkungen:
Keine