Beschlussvorschlag:

 

Der mit dem Haushaltsplanentwurf 2013 vorgelegte Stellenplan wird mit den Änderungen aus den Anlagen 2 bis 5 beschlossen.


Sachverhalt:

 

1. Fortschreibung der demografischen Entwicklung der Belegschaft

 

Erstmals zum Stichtag 31.12.2009 wurde eine Analyse der Altersstruktur – differenziert nach einzelnen Berufsgruppen – der Belegschaft der Gemeinde Nottuln vorgenommen. Diese Analyse ist nun zum Stichtag 31.12.2012 fortgeschrieben worden und ist als Anlage 1 der Vorlage beigefügt. Darauf aufbauend ist ein Personalentwicklungskonzept (vgl. Vorlage 047/2010 vom 23.03.2010) vorgelegt worden. Demnach bestand und besteht bereits heute in der Berufsgruppe „Verwaltung“ Handlungsbedarf, da durch den Eintritt in den Ruhestand spätestens ab dem Jahr 2021 eine Nachbesetzung mit selbst ausgebildeten Kräften nicht mehr möglich ist und bereits heute die Gewinnung von qualifiziertem Personal auf dem freien Arbeitsmarkt durch die demografische Entwicklung der Bevölkerung schwierig ist.

 

Folgende grundlegenden Aussagen können gemacht werden:

·        Ab dem nächsten Jahr – ab 2014 – gehen bis zum Jahr 2020 acht Personen aus der Gruppe der „Verwaltung“ in den Ruhestand, im Durchschnitt mehr als eine Person pro Jahr.

·        Über einen Zeitraum von 14 Jahren (2021 – 2035: - 14 Jahre) gehen aus der Gruppe  „Verwaltung“ insgesamt 48 Personen in den Ruhestand. Dies sind im Durchschnitt 3,4 Personen pro Jahr. Die 48 Personen entsprechen 65 % aller Beschäftigten aus der Gruppe „Verwaltung“ (gesamt: 74 Personen).

·        Insgesamt 14 Personen aus der Gruppe der Verwaltung sind 40 Jahre und jünger, dies entspricht rund 19 % dieser Gruppe bzw. 18 Personen – dies entspricht 24 % - sind heute 44 Jahre oder jünger.

 

 

Hinweis: Die Fortschreibung des Demografiekonzeptes erfolgt nach „Köpfen“ und nicht nach Stellen (es können z.B. zwei Personen auf einer Stelle beschäftigt sein).

 

Aufgrund der Kenntnisse der Entwicklung der Altersstruktur der Belegschaft sind zur Zeit fünf sog. Demografiestellen im Stellenplan eingerichtet. Insgesamt handelt es sich um 4,5 Stellen (vollzeitverrechnet), von denen zum 01.01.2013 lediglich 1,5 Stellen besetzt waren. Die anderen Kolleginnen und Kollegen haben eine Vertretungsstelle übernommen, so dass zurzeit eine Besetzung der – personenbezogenen und mit einem kw-Vermerk versehenen – Stellen nicht notwendig ist. Ein expliziter und namentlicher Nachweis der Demografiestellen sowie der Vertretungsstellen ist der nichtöffentlichen Sitzungsvorlage beigefügt.

 


2. Änderung des Stellenplanes u.a. durch Stellenbewertungsverfahren

 

Gegen die Ergebnisse des Stellenbewertungsverfahrens haben sich einige Einwände von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ergeben. In diesen Fällen erfolgte ein nochmaliges Gespräch mit dem beauftragten Unternehmen, ggfs. wurden Stellenbeschreibungen angepasst. Die nun vorliegenden Ergebnisse führten zu einigen Korrekturen im Stellenplan, die aber alle keine finanziellen Auswirkungen auf die Personalkosten haben. Hintergrund ist, dass die in der ersten Bewertungsrunde ausgesprochenen ku-Vermerke zu der nächst niedrigeren Entgeltgruppe wieder revidiert wurden.

 

Die Änderungen sind den Anlagen 2 - 5 ausgewiesen und im Fettdruck dargestellt.

 

Desweiteren wurde eine Beamtenstelle in eine Stelle für eine/n tariflich Beschäftigte/n umgewandelt und von den Gemeindewerken organisatorisch zum Gebäudemanagement zugeordnet. Dies entspricht der Empfehlung der Gemeindeprüfungsanstalt.

 

 

3. Personalkostenentwicklung incl. Einrichtung zusätzlicher Stellen

 

Die Personalkosten sind für den Haushaltsplan 2013 neu kalkuliert worden. Neben den tariflichen Lohnsteigerungen (je 1,4% ab 01.01.2013 sowie 01.08.2013 für die tariflich Beschäftigten sowie rund 3% für die Beamten) und den Auswirkungen aus dem Stellenbewertungsverfahren sind neue Stellen in den Stellenplan aufgenommen worden.

 

Im Bereich des Fachbereiches Zentrale Dienste sind zum einen eine 0,5 Stelle für organisatorische Maßnahmen und insgesamt 1,5 Stellen für den Bereich Steuerungsunterstützung eingerichtet worden. Die Orga-Stelle ist wie die bereits bestehende Stelle in dem Bereich Personalverwaltung und Organisation nach Entgeltgruppe 9 TVöD ausgewiesen. Die Stellenausweitung ist aufgrund der Notwendigkeit interne Dienstgeschäfte zu regeln (z.B. durch die Erstellung von Dienstanweisungen oder –vereinbarungen) erforderlich. Prüfinstanzen (wie z.B. das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Hamm oder die Gemeindeprüfungsanstalt) haben auch in jüngster Vergangenheit immer wieder auf den vorhandenen Regelungsbedarf hingewiesen. Zudem bedarf das gestartete Projekt Dokumentenmanagementsystem – d.h. die Einführung und Abbildung von weiteren digitalen Arbeitsabläufen – einer personellen Verstärkung. Eine Verteilung der Aufgaben auf vorhandenes Personal ist nicht möglich.

 

Die beiden Stellen (Umfang 1,5 Stellen) für den Bereich Steuerungsunterstützung sind zunächst mit Entgeltgruppe 10 TVöD eingerichtet worden, ein Stellenbewertungsverfahren ist hierfür noch durchzuführen. Das Aufgabengebiet soll die beiden Schwerpunktthemen Vergaben und Controlling übernehmen. Ziel ist die Einrichtung einer zentralen Stelle zur Unterstützung aller Mitarbeiter/innen bei Vergabeverfahren, Führung von Verwendungsnachweisen sowie einer laufenden Budgetkontrolle. Es sollen zwei Personen beschäftigt werden, damit eine Vertretung gewährleistet ist. Eine Vollzeitstelle ist mit 60 T€ kalkuliert worden, folglich ist mit zusätzlichen Personalaufwendungen in Höhe von 90 T€/a zu rechnen.

 

4. Pensions- und Beihilferückstellungen bzw. Pensions- und Beihilfeaufwendungen

 

Wie in jedem Jahr ist die Entwicklung der Pensions- und Beihilferückstellungen für die Zukunft nur schwerlich möglich. Die von der Kommunalen Versorgungskasse Westfalen-Lippe jährlich vorgelegten Rückstellungsberechnungen werden als Basis für die Prognose der Folgejahre verwandt. Für das Haushaltsjahr 2013 wurde der Durchschnitt der Jahre 2007 – 2011 für den Haushaltsansatz 2013 herangezogen. 

 

Um das Risiko bei den Personal- und Versorgungsaufwendungen möglichst gering zu halten, ist die Gemeinde Nottuln mit Wirkung vom 01.01.2012 der neu eingerichteten Beihilfeumlagegemeinschaft  beigetreten. In der Vergangenheit musste die Gemeinde Nottuln die tatsächlichen Beihilfeaufwendungen ihrer Beihilfeberechtigten tragen. Durch den Beitritt zur Umlagegemeinschaft werden Spitzenrisiken z.B. durch eine schwere Erkrankung bei einem Beihilfeberechtigten auf alle umgelegt. Die nun vorgelegte Abrechnung für das Jahr 2012 weist für die Gemeinde Nottuln einen Anteil von 151.770 € aus. Der Haushaltsansatz belief sich auf 149.800 €, so dass ein Mehraufwand von 1.970 € entstanden ist.

 


Finanzielle Auswirkungen:

 

Für das Haushaltsjahr 2013 sind Personalaufwendungen von 4.249.112 € kalkuliert worden.

 


Anlagen:

 

 

Anlage 1 – Demografische Entwicklung der Belegschaft zum 31.12.2012

Anlage 2 – geänderter Stellenplan 2013: Beamte

Anlage 3 – geänderte Stellenübersicht 2013: Beamte

Anlage 4 – geänderter Stellenplan 2013: tariflich Beschäftigte

Anlage 5 – geänderte Stellenübersicht 2013: tariflich Beschäftigte