Archiv der Gemeinde Nottuln

Archiv der Gemeinde Nottuln - Benutzungsordnung

Benutzungsordnung für das Gemeindearchiv Nottuln

§ 1

Benutzung

Die im Archiv der Gemeinde verwahrten Archivalien können von jedermann benutzt werden, soweit gesetzliche Bestimmungen oder Regelungen der Gemeinde Nottuln und diese Benutzungsordnung (BO) dem nicht entgegenstehen.

§ 2

Art der Benutzung

1. Die Benutzung kann erfolgen

a) für dienstliche Zwecke von Behörden und Gerichten

b) für wissenschaftliche Zwecke

c) für sonstige Zwecke.

2. Zur Benutzung werden Archivalien im Original vorgelegt. In begründeten Fällen kann das Archiv statt der Originale

a) Abschriften oder Kopien - auch von Teilen der Archivalien - vorlegen,

b) oder Auskünfte aus den Archivalien gegeben werden.

3. Die Benutzer werden archivfachlich beraten, auf weitergehende Hilfen, z. B. beim Lesen älterer Texte, besteht kein Anspruch.

§ 3

Benutzungsantrag

1. Der Benutzer hat schriftlich einen Antrag auf Benutzungsgenehmigung zu stellen. Dabei sind der Zweck und der Gegenstand der Benutzung anzugeben.

2. Der Benutzer muss gleichzeitig eine schriftliche Erklärung darüber abgeben, daß er bestehende Urheber- und Personenschutzrechte beachten und Verstöße gegenüber den Berechtigten selbst vertreten wird.

3. Der Benutzer ist verpflichtet, von jeder Veröffentlichung, die wesentlich auf der Benutzung von Archivalien im Archiv der Gemeinde Nottuln beruht, ein Belegstück abzuliefern. Die Benutzung der Archivalien ist in Veröffentlichungen durch entsprechende Quellenangabe kenntlich zu machen.

§ 4

Benutzungsgenehmigung

1. Die Benutzungsgenehmigung erteilt der Leiter des Archivs im Benehmen mit dem Leiter des Hauptamtes. Sie beschränkt sich auf den im Benutzungsantrag angegebenen Zweck.

2. Die Genehmigung ist einzuschränken oder zu versagen, wenn

a) gegen den Zweck der Benutzung schwerwiegende Bedenken bestehen oder schutzwürdige Belange des Staates, von Gebietskörperschaften oder ihren Organisationseinheiten oder Interessen von Einzelpersonen gefährdet werden könnten oder Rechtsvorschriften über Geheimhaltung verletzt würden,

b) die Archivalien durch die Gemeinde Nottuln benötigt werden, oder durch die Benutzung der Ordnungs- oder Erhaltungszustand der Archivalien gefährdet würde.

3. Die Genehmigung kann insbesondere bei Benutzungen nach § 5 Abs. 1 Satz 2 - Abs. 4 mit Auflagen verbunden werden, z. B. bestimmte Informationen vertraulich zu behandeln oder das Manuskript vor einer Veröffentlichung zur Einsicht vorzulegen.

4. Die Genehmigung ist zu entziehen, wenn Gründe bekannt werden, die zu einer Entscheidung oder Versagung nach Abs. 2 geführt hätten oder der Benutzer gegen diese Benutzungsordnung verstößt.

5. Die Genehmigung ist auch zu entziehen, wenn der Benutzer Archivalien entwendet, unsachgemäß behandelt, beschädigt, verändert oder deren innere Ordnung stört.

§ 5

Benutzung amtlichen Archivgutes

1. Archivgut amtlicher Herkunft, das im Archiv der Gemeinde Nottuln verwahrt wird, kann 30 Jahre nach Schließung der Unterlagen benutzt werden, soweit dem nicht gesetzliche Vorschriften entgegenstehen. Archivgut, das einem Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis oder besonderen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung unterlag, darf erst 60 Jahre nach Schließung der Unterlagen benutzt werden.

2. Archivgut, das sich nach seiner Zweckbestimmung oder seinem wesentlichen Inhalt auf eine natürliche Person bezieht, kann über die Regelungen nach Abs. 1 hinaus erst 10 Jahre nach dem Tod (soweit nicht feststellbar, 90 Jahre nach der Geburt) der Betroffenen benutzbar werden.

3. Die Sperrfristen nach Abs. 1 und 2 können verkürzt werden, im Falle von Abs. 2 jedoch nur, wenn

a) die Betroffenen, im Falle des Todes deren Rechtsnachfolger, in die Nutzung eingewilligt haben oder

b) das Archivgut zu den benannten wissenschaftlichen Zwecken genutzt wird und dann durch geeignete Maßnahmen sichergestellt ist, daß schutzwürdige Belange Betroffener nicht beeinträchtigt werden.

Die Sperrfristen gelten nicht für Archivalien, die bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt waren.

Sie können höchstens 20 Jahre verlängert werden, wenn dies im öffentlichen Interesse geboten ist. Über die Verkürzung oder Verlängerung entscheidet der Gemeindedirektor bzw. der Eigentümer. Er kann ergänzende Sicherungen, insbesondere nach § 4 Abs. 3 anordnen.

4. Unterliegen Archivalien Rechtsvorschriften des Bundes, so sind auf sie die Regelungen des Bundesarchivgesetzes vom 6.1.1988 BGBl. I, S. 62 in der jeweils gültigen Fassung anzuwenden. Insbesondere verlängern sich in diesem Fall die Schutzfristen nach Abs. 1 Satz 2 auf 80 Jahre, nach Abs. 2 auf 30 bzw. 110 Jahre sowie nach Abs. 3 auf 30 Jahre. Die Schutzfrist nach Abs. 1 kann nicht verkürzt werden.

5. Rechtsansprüche Betroffener auf Auskunft, Löschung, Berichtigung oder Gegendarstellung bzw. Anonymisierung oder Sperrung (§ 4 Abs. 8 und § 6 ArchG NW) bleiben von den Regelungen der Absätze 1 bis 4 unberührt.

§ 6

Benutzung privaten Archivgutes in Verwahrung der Gemeinde Nottuln

Für die Benutzung von Archivgut privater Herkunft, das im Archiv der Gemeinde Nottuln verwahrt wird, gilt § 5 entsprechend, soweit mit dem Verfügungsberechtigten der Archivalien keine anderen Vereinbarungen getroffen sind.

§ 7

Auswärtige Benutzung

In besonders begründeten Fällen besteht bei genehmigten Benutzungen die Möglichkeit, Archivalien auf Kosten des Benutzers zur Einsichtnahme an andere hauptamtlich geleitete Archive auszuleihen.

§ 8

Reproduktion, Nutzung

1. von den vorgelegten Archivalien können in begrenztem Umfang auf Kosten der Benutzer Kopien angefertigt werden, soweit der Erhaltungszustand der Archivalien dies erlaubt.

2. Die Wiedergabe von Archivalien in Veröffentlichungen ist nur mit besonderer Genehmigung gegen ein Veröffentlichungsentgelt unter Nennung der Quelle wie des Archivs zulässig.

§ 9

Kosten der Benutzung

1. Die Benutzung des Archivs ist unentgeltlich.

2. Entstehende Sachkosten (z. B. für Reproduktionen), Sonderleistungen oder Veröffentlichungsentgelte nach § 8 werden, soweit nichts anderes bestimmt ist, nach der Verwaltungsgebührenordnung der Gemeinde Nottuln berechnet.

Nottuln, im Juli 1992